Sebagai pemilik perniagaan, anda bertanggungjawab untuk mengesan kewangan anda dan membayar cukai tepat pada waktunya. Bergantung kepada pilihan anda, anda boleh melakukan perakaunan anda sendiri, menyewa seorang profesional atau menunjuk seseorang di organisasi anda untuk mengendalikan kerja ini. Tidak kira apa pilihan yang anda pilih, luangkan masa untuk membiasakan diri dengan pelbagai sistem perakaunan di luar sana. Pastikan anda mempunyai pemahaman yang jelas tentang perbezaan antara sistem masuk tunggal dan sistem kemasukan berganda selain program perisian perakaunan manual dan berkomputer.
Apakah Sistem Perakaunan?
Terdapat pelbagai jenis sistem perakaunan, dan masing-masing mempunyai ciri tersendiri. Walau bagaimanapun, mereka semua mempunyai tujuan yang sama: untuk mengurus aktiviti kewangan perniagaan, seperti pendapatan, perbelanjaan dan liabiliti. Dalam era digital ini, kebanyakan akauntan menggunakan sistem canggih yang memaparkan peringatan pembayaran yang terlambat, keupayaan laporan lanjutan, sandaran data automatik, perkhidmatan berasaskan awan dan banyak lagi.
Tanpa sistem perakaunan yang ada, anda akan mendapati sukar untuk mendapatkan buku anda siap untuk laporan bulanan dan tahunan, menjejaki perbelanjaan sehari-hari dan menilai prestasi kewangan syarikat anda. Pengiraan manual adalah usang dan terdedah kepada kesilapan manusia. Sistem perakaunan berkomputer, sebaliknya, adalah tepat dan membuat segalanya lebih mudah. Anda atau pasukan anda akan menjimatkan masa dan wang sambil menghalang kesilapan yang mahal.
Program-program ini boleh mengendalikan semua jenis maklumat perakaunan dan menghasilkan laporan terperinci. Anda boleh menggunakannya untuk mengira gaji yang dibayar dan dibayar kepada pekerja, transaksi rekod, memeriksa nisbah perputaran kredit dan memproses data yang berkaitan dengan jualan, gaji, inventori dan aspek penting lain perniagaan anda. Sesetengah sistem perakaunan direka untuk perniagaan kecil dan freelancer, sementara yang lain merayu kepada perusahaan besar, agensi kerajaan atau industri tertentu.
Jenis Perisian Perakaunan
Memilih sistem perakaunan bergantung kepada belanjawan, pilihan dan saiz perniagaan anda. Empat jenis sistem perisian kewangan utama termasuk:
- Sistem kemasukan tunggal
- Sistem kemasukan berganda
- Sistem perakaunan manual
- Sistem perakaunan berkomputer
Ini boleh dibahagikan lagi kepada beberapa kategori lain, seperti perisian perakaunan awan, perisian perakaunan adat, perisian perancangan sumber perusahaan, perisian luar komersial dan banyak lagi. Program terbaru ini mempunyai keupayaan pemasaran dan jualan automasi, penjadualan invois tanpa had, modul gaji dan ciri canggih lain. Permohonan mereka dalam perakaunan melangkaui mengesan operasi kewangan sehari-hari anda.
Sistem kemasukan tunggal adalah pilihan yang paling asas. Seperti namanya, mereka merekod setiap transaksi dengan satu catatan dalam jurnal perakaunan. Kaedah ini mudah digunakan dan tidak memerlukan latihan dalam perakaunan. Ia menarik kepada syarikat-syarikat kecil dengan jumlah aktiviti yang rendah. Kelemahannya adalah bahawa ia terdedah kepada kesilapan dan tidak menjejaki akaun hutang, akaun hutang, liabiliti dan banyak lagi.
Kebanyakan jenis sistem perisian kewangan pada masa kini, termasuk mereka yang direka untuk perusahaan kecil, menggunakan simpan kira dua kali. Ini bermakna setiap transaksi akan melibatkan sekurang-kurangnya dua akaun, yang membolehkan pelaporan yang lebih tepat dan pengesanan kesilapan tepat pada masanya.
Manual vs. Sistem Perakaunan Berkomputer
Kedua-dua jenis sistem perakaunan adalah berdasarkan prinsip yang sama. Perakaunan manual, bagaimanapun, memakan masa dan melibatkan lebih banyak dokumen. Mereka yang menggunakannya perlu menyediakan laporan penyata kewangan, mengira baki percubaan, transaksi rekod dalam daftar fizikal dan sebagainya. Oleh kerana semuanya dilakukan secara manual, terdapat risiko yang lebih tinggi untuk kesalahan manusia.
Sistem berkomputer, sebaliknya, merekodkan transaksi kewangan secara elektronik dan boleh menyelaraskan operasi anda. Pengguna boleh memilih untuk melihat data dalam format yang berbeza, simpannya di awan dan aksesnya di mana sahaja. Contohnya termasuk FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero dan ActivityHD.
Bergantung pada niche anda, anda juga boleh memilih sistem perakaunan khusus industri, seperti Sage 300 Construction and Real Estate, Abila MIP Fund Accounting atau Asset Fixed Sage. Banyak program direka khas untuk kemudahan penjagaan kesihatan, syarikat pembuatan, bukan keuntungan dan jenis organisasi lain.
