Banyak syarikat memulakan perniagaan mereka menggunakan sistem perakaunan manual. Bagi kebanyakan usahawan, laluan ini membenarkan perniagaan memulakan operasi tanpa memerlukan pelaburan yang besar untuk sistem perakaunan berkomputer. Kos memasang sistem perakaunan berkomputer termasuk membeli sistem, buruh untuk memasang sistem dan kos latihan untuk mempelajari sistem. Sistem manual melibatkan penulisan setiap transaksi dalam buku nota perakaunan dan mengira semua nombor secara manual. Banyak kali, perniagaan mengiktiraf keperluan untuk menukar dari sistem manual ke sistem perakaunan berkomputer.
Pasang Sistem Baru
Langkah pertama untuk menukar dari sistem perakaunan manual ke sistem perakaunan berkomputer melibatkan pemasangan sistem perakaunan ke komputer syarikat. Pemilik perniagaan mengkaji semula pakej perisian yang berbeza untuk menentukan yang memenuhi keperluan perniagaannya dan pembelian perisian itu. Pemilik memuatkan perisian ke komputer di mana kerja perakaunan akan berlaku.
Memuktamadkan Data dalam Sistem Manual
Langkah kedua untuk menukar memerlukan pemilik perniagaan untuk memuktamadkan data. Apabila sistem berkomputer dimuatkan ke komputer, pemilik perlu memuktamadkan semua data yang terkandung dalam sistem manual. Pemilik memastikan semua transaksi muncul dalam rekod perakaunan dan semua pengiraan muncul dengan betul. Dia boleh memilih untuk mengupah firma perakaunan untuk mengaudit rekod kewangan manual.
Memindahkan Baki ke Sistem Baru
Dengan nombor akaun akhir yang direkodkan dalam sistem manual, pemilik boleh memindahkan baki akhir kepada sistem berkomputer. Pemilik menetapkan setiap akaun dalam sistem berkomputer dengan memasukkan nama akaun, jenis akaun dan baki permulaan. Selepas memasukkan setiap baki, pemilik perlu membandingkan baki kepada baki sistem manual untuk mengesahkan bahawa semua data dimasukkan dalam sistem dengan tepat.
Jalankan Sistem Selari
Langkah keempat memerlukan pemilik untuk menggunakan kedua-dua sistem manual dan sistem berkomputer untuk jangka masa yang sementara. Ini membolehkan pemilik untuk memastikan bahawa sistem baru beroperasi seperti yang diharapkan.
Hentikan Sistem Manual
Pada akhir tempoh percubaan, pemilik menghentikan sistem manual. Pemilik perlu memberi tumpuan kepada penggunaan sistem perakaunan berkomputer. Semua rekod dari sistem manual boleh dibungkus dan disimpan.
