Beralih dari manual kepada perakaunan berkomputer adalah proses langkah demi langkah yang dapat dicapai dengan mudah dan cekap. Jika ia adalah akhir tahun fiskal, anda boleh bermula dengan permulaan tahun fiskal yang baru. Tidak perlu memasukkan data dari tempoh sebelumnya, kecuali penyata kewangan akhir tahun. Sekiranya bukan akhir tahun ini, anda perlu memutuskan sama ada anda ingin menunggu sehingga akhir tahun atau memasukkan ke dalam sistem semua data terperinci sehingga pada tahun itu.
Menyelidik dan memutuskan peralatan komputer yang anda perlukan untuk sistem perakaunan komputer anda. Kebanyakan PC hari ini mempunyai kapasiti untuk pakej perakaunan luar untuk perniagaan kecil. Pastikan komputer anda mempunyai cakera keras dengan beberapa ruang storan gigabait. Apabila masa berlalu pada rekod komputer anda akan berkembang dan anda mahu komputer bertahan beberapa tahun. Anda juga akan mahu program pemprosesan dan spreadsheet kata, serta keupayaan Internet dan e-mel.
Sediakan peralatan komputer anda dan tentukan sambungan Internet anda. Langkah ini penting kerana semua pakej perisian perakaunan akan mempunyai bantuan dalam talian yang tersedia jika anda menghadapi masalah. Juga sebagai sebahagian daripada persediaan komputer anda, mewujudkan cara untuk membuat sandaran fail anda. Anda perlu membuat sandaran data anda setiap hari atau lebih kerap apabila anda bekerja pada sesuatu yang kritikal. Fail boleh disandarkan dengan mudah pada pemacu mudah alih. Adalah penting untuk menyedari bahawa sistem perakaunan adalah pangkalan data yang mana maklumat diperolehi apabila diperlukan.
Penyelidikan dan memutuskan pakej perisian perakaunan yang terbaik untuk perniagaan anda. Kebanyakan syarikat kecil berbuat baik dengan pakej perisian out-of-the-box, seperti QuickBooks atau Peachtree.
Sediakan pakej perisian dengan mengikuti menu terbina dalam. Mewujudkan carta akaun untuk lejar am anda. Sediakan akaun bank anda dan tambahkan maklumat yang diperlukan mengenai vendor dan pelanggan anda.
Masukkan data transaksi terperinci yang diperlukan untuk membawa buku berkomputer terkini. Anda perlu memasukkan penyata kewangan akhir tahun dari tahun sebelumnya sebagai baki awal anda untuk tahun semasa. Kemudian masukkan data transaksi terperinci untuk setiap bulan tahun semasa sehingga anda terkini. Jika akhir tahun ini, cukup buat baki permulaan untuk tahun baru dan bekerjasama ke depan, memasukkan data perakaunan sebagai transaksi dan peristiwa berlaku. Anda kini beroperasi pada sistem perakaunan berkomputer.
Tentukan jika anda mahukan penyata kewangan tahun lepas dimasukkan ke dalam sistem. Untuk memberikan sejarah dalam rekod berkomputer, anda boleh menambah penyata kewangan dari tahun-tahun sebelumnya. Anda boleh melakukan ini secara bulanan, suku tahunan atau tahunan beberapa tahun lagi. Tidak perlu menambah data transaksi terperinci ke sejarah tetapi harus ada jejak yang akan kembali kepada rekod manual.
