E-mel dan cara komunikasi elektronik lain mungkin telah menolak surat-surat kertas ke tepi kesedaran, tetapi ia akan mengelirukan untuk menyatakan bahawa seni penulisan surat mati. Sebaliknya, perniagaan menggunakan surat setiap hari untuk menghantar maklumat, menyampaikan syarat penting kepada pelanggan dan meletakkan sesuatu yang nyata di tangan penerima. Surat separuh formal adalah sesuai apabila anda mengetahui penerima, tetapi bukan sebagai kawan.
Adakah Format Semi-Formal yang Betul?
Sentiasa pertimbangkan penerima semasa menyediakan surat perniagaan. Surat separuh formal adalah sesuai apabila anda mengetahui penerima atau berkomunikasi dengannya secara teratur, misalnya, akauntan yang menjaga pembukuan anda atau pengurus pejabat pembekal utama anda. Jika anda tidak tahu orang itu, pilihlah gaya surat rasmi. Huruf separa formal lebih sopan daripada huruf formal. Fikirkan mereka sebagai silang antara jenis surat rasmi yang mungkin anda tulis kepada pengatur kerajaan dan gaya surat yang santai yang mungkin anda tulis kepada rakan.
Ikuti Format Surat Perniagaan Standard
Surat separa formal mengikut format surat perniagaan standard; ia hanya bahasa yang anda akan ubah untuk mencipta nada neutral. Pilih alat tulis yang dicetak dengan surat perniagaan anda dan tuliskan nama dan alamat perniagaan penerima di sebelah kiri atas halaman. Oleh itu, jika anda menulis kepada Ketua Pegawai Eksekutif sebuah syarikat pembekal, alamat di dalamnya akan dibaca:
Cik Catherine Torrance, Ketua Pegawai Eksekutif
Syarikat Acme
123 Acme Street
Bartlesville, Oklahoma 74003
Seterusnya, tulis tarikh dalam format bulan-tahun. Ia adalah konvensional dalam menulis perniagaan untuk menulis bulan sebagai perkataan: "28 Mac, 2018."
Pilih salam
Gunakan nama terakhir penerima yang diikuti dengan usus besar - "Dear Mr./Mrs./Miss/Ms. Nama keluarga:" Untuk penerima banyak, tulis nama semua penerima - "Dear Tomaker, Encik Bennett dan Dr Toulson-Smith: "Jangan tulis nama pertama; ia dianggap tidak sopan. Sekiranya anda tidak mengetahui nama penerima, lakukan penyelidikan dalam talian untuk mengetahui. Gunakan ucapan generik seperti "Pengarah Jualan Yang Terhormat:" hanya sebagai usaha terakhir. Dalam senario ini, lebih baik untuk menangani surat anda "Dear Sir" atau "Dear Madam" dan gunakan nada rasmi.
Struktur Tubuh untuk Kejelasan
Tubuh surat anda harus menyerang nada yang sopan dan netral. Gunakan perkataan sehari-hari bukan perkataan formal, contohnya, "juga" dan bukannya "lebih lanjut" dan "tetapi" bukan "bagaimanapun". Kontrak seperti "Saya," "tidak" dan "tidak akan" baik-baik saja dalam surat separuh formal selagi mereka sesuai dengan gaya rumah syarikat anda. Terbuka dengan menerangkan sebab mengapa anda menulis dan membuat poin yang tinggal anda melebihi dua hingga empat ayat secara logik, satu idea per paragraf. Hormati masa penerima dan simpan surat sebagai pendek dan ke titik-titik yang anda boleh.
Tulis Tutup Percuma
Anda mempunyai pelbagai pilihan untuk membulatkan surat separa rasmi, jadi pilihlah yang sopan tetapi mesra dari senarai di bawah:
- Hormat anda,
- Anda benar-benar,
- Yang ikhlas,
- Yang ikhlas,
- Hormat,
- Hasrat terbaik,
Selesaikan dengan menaip nama dan tajuk anda, kemudian cetak surat itu dan tandakan nama anda di ruang antara penutup dan nama ditaip anda.
Contoh Surat Semi-Formal
Meletakkannya bersama-sama, inilah contoh surat separa rasmi pendek:
Cik Ms Mears:
Saya menulis secara rasmi menjemput anda untuk menjadi pembicara tetamu dan pemudahcara bengkel pada Persidangan Jualan Industri 2019 yang akan datang.
Tema persidangan ini ialah "Jualan: Menunggang Wave Technology". Ia akan diadakan di Pusat Konvensyen Ernest N. Morial di New Orleans dari 3 hingga 5 Oktober 2019.
Untuk maklumat anda, Katerina Houlden Jualan Pintar akan menjadi penceramah keynote pembukaan. Tema persembahannya ialah "Menguasai Jualan Big Data." Sekiranya anda melayari laman web persidangan kami di www.indsalescon.net, anda boleh melihat program draf semasa dan tema khusus yang mana ucapan dan bengkel akan disediakan secara serentak.
Kami menjangkakan kehadiran menjadi yang tertinggi pada tahun ini, dalam bidang 4,000 perwakilan dan 80 penceramah. Saya akan gembira dan terhormat jika anda akan menyumbang kepada acara berprestij ini.
Saya akan menghargai jika anda boleh membalas dengan baik pada 30 Mei. Dari sana, saya dapat memberi anda maklumat lanjut yang anda perlukan.
Hasrat terbaik,
Jane Doe
