Laporan surat, yang juga dikenali sebagai laporan tajuk pendahuluan, adalah perlindungan penting dalam perjanjian hartanah. Syarikat-syarikat tajuk secara rutin mempersiapkan satu selepas menerima permohonan untuk insurans hakmilik tetapi sebelum menulis polisi insurans hakmilik. Tujuannya adalah untuk menerangkan penemuan yang ditemui semasa pencarian tajuk bahawa polisi insurans tajuk yang terhasil akan dikecualikan. Format laporan surat, yang secara amnya membentangkan maklumat dalam satu halaman, membekalkan hanya apa yang perlu diketahui oleh pembeli untuk memutuskan sama ada untuk meneruskan atau meminta penjual untuk menangani pengecualian sebelum menutup penjualan.
Apa yang perlu disertakan
Dengan sendirinya, laporan surat hanyalah komunikasi yang direka untuk memberitahu pelanggan. "Daging" laporan ini adalah di lampiran dan jadual yang menyertainya yang termasuk penerangan undang-undang mengenai harta itu, serta mengenal pasti dan memberikan butiran mengenai apa yang akan dikecualikan daripada dasar itu. Menurut Peguam.com, termasuk lien, bebanan dan isu-isu yang mempengaruhi penilaian harta dalam laporan tersebut. Sebagai contoh, harta itu mungkin mempunyai lien cukai, jabatan perancangan bandar boleh mendakwa cara yang betul untuk mengubah jalan di mana harta itu terletak atau syarikat air itu mungkin mempunyai kemudahan yang memberikan hak untuk memasang paip air di bawah harta.
Tajuk dan Pengenalan
Format laporan surat serupa dengan memo perniagaan. Gunakan kepala surat syarikat, tetapi gantikan tajuk memo standard dengan maklumat pengenalan khusus kepada laporan surat. Maklumat ini merangkumi nombor rujukan, yang menurut Tajuk Chicago biasanya nombor fail escrow pembeli, alamat harta, nombor pesanan tajuk dan tarikh "tumbuhan", iaitu tarikh dan masa laporan itu disediakan dan dianggap tepat. Berikutan ini, tulis perenggan pendek yang mengesahkan penerimaan permohonan untuk insurans hakmilik dan menawarkan untuk menyediakan insurans hakmilik, tertakluk kepada pengecualian tertentu, jika terdapat apa-apa.
Penafian dan Amaran
Termasuk penafian dan amaran dalam badan laporan untuk memastikan pelanggan memahami bahawa jika syarikat tajuk mengeluarkan dasar ia tidak bertanggungjawab untuk sebarang pengecualian atau pengecualian. Di samping itu, beritahu pelanggan di mana untuk mencari ini, yang paling sering terdapat dalam lampiran, jadual dan peta plat, dan berhati-hati pelanggan untuk membaca dan mempertimbangkan syarat-syarat ini dengan teliti sebelum membuat keputusan mengenai sama ada untuk meneruskan.
Kesimpulannya
Tentukan jenis perlindungan insurans tajuk yang akan dikeluarkan oleh syarikat, yang bagi pelanggan di kebanyakan negeri adalah dasar standard yang dibangunkan oleh Persatuan Tajuk Tanah Amerika. Tentukan skop liputan, seperti liputan standard atau liputan. Sebagai langkah terakhir, pegawai hakmilik penerbit harus menandatangani laporan tersebut.
