Apabila anda perlu meringkaskan sejumlah besar maklumat, memo atau surat adalah cara yang berkesan untuk melakukannya. Ramai orang mendapati menulis sulit dan percaya mereka tidak mempunyai perbendaharaan kata untuk melakukannya. Tetapi sebagai guru penulisan William Zinsser berkata, penulisan hanya berfikir di atas kertas. Apa yang perlu anda lakukan ialah menyusun fikiran anda, mengikut gaya format yang telah anda pilih, dan gunakan bahasa yang mudah dan jelas.
Menulis Laporan dalam Memo
Tulis tajuk. Untuk memo, nyatakan di sudut kiri atas yang sepatutnya membaca memo (contohnya, Ke: Semua Pekerja), yang menulisnya (Dari: Nama Anda), siapa lagi yang akan menerimanya (CC: Nama Penerima) tarikh (Tarikh Semasa) dan apa yang ia tentang (Subjek: Topik ke Alamat.)
Sekiranya ia adalah surat, mulakan dengan tarikh dan salam, seperti "Kepada semua pekerja:".
Pertimbangkan penonton anda.Jika anda menulis kepada penonton umum, gunakan bahasa yang semua orang faham. Pekerja baru mungkin belum mengetahui jargon syarikat, dan pekerja di satu jabatan mungkin tidak memahami istilah yang lain.
Buat garis besar. Mengatur fikiran anda membenarkan penulisan yang jelas. Pertimbangkan apa yang ingin anda ketahui oleh penonton anda, dan apa yang ingin anda beritahu. Tekankan kesimpulan utama laporan dan apakah artinya bagi orang yang membaca memo itu.
Mulakan dengan kenyataan pembukaan yang kuat. Mengakui laporan dan kesimpulannya. Sebagai contoh, "Sebagai hasil daripada kajian produktiviti terkini kami, kami akan membuat beberapa perubahan kepada dasar penggunaan Internet kami."
Terangkan. Serlahkan sebarang data atau penemuan yang menyokong kesimpulan. "Para perunding mendapati pekerja menghabiskan dua jam sehari dengan purata e-mel memeriksa dan menguruskan pasukan sukan fantasi." Juga, biarkan pembaca tahu bila perubahan akan berlaku.
Beritahu orang di mana mereka boleh mendapatkan maklumat yang lebih lengkap (jika sesuai). Sebagai contoh, "Kami akan membincangkannya lagi di mesyuarat kakitangan mingguan kami pada hari Jumaat" atau "Laporan penuh tersedia untuk semua pekerja dalam bentuk PDF." Jangan menandatangani memo itu; nama anda berada di bahagian atas memo. Jika anda menulis surat, gunakan nama pertama anda, nama penuh anda, atau nama penuh dan tajuk anda, bergantung kepada keadaan dan keutamaan anda.
Tulis semula dan potong kekacauan itu. Baca semula draf dan hapuskan perkataan yang tidak perlu. Sebagai contoh, "Adalah pendapat korporat bahawa pejabat Scranton harus secara aktif berusaha untuk mengurangkan isu-isu bukan produk dengan mengehadkan penggunaan sumber-sumber syarikat yang tidak berfungsi," boleh ditulis semula sebagai "Korporat meminta kami untuk mengehadkan penggunaan peribadi harta syarikat. akan meningkatkan produktiviti kami."
Pengecaman dan pemeriksaan ejaan. Mempunyai rakan sekerja yang dipercayai memeriksa tatabahasa dan nada anda; hukuman yang kurang baik boleh ditafsirkan dengan cara yang tidak anda maksudkan. Juga, jalankan pemeriksa ejaan tetapi berhati-hati dengan ciri penggantian kata automatik. Anda tidak mahu laporan anda mengatakan "Indonesia" apabila anda bermaksud "Indiana."
