Filing adalah salah satu pekerjaan penting yang tidak kita kehendaki. Apabila menubuhkan sistem pemfailan baru, anda akan mahu membuatnya dengan cara yang mudah untuk digunakan. Sesetengah orang suka menubuhkan sistem mereka dengan abjad dan beberapa dengan nombor. Yang lain menetapkannya mengikut kategori dan kemudian dengan abjad. Pilih apa yang berfungsi untuk anda.
Perkara yang anda perlukan
-
Cabinet fail
-
Muat turun fail manila
-
Pembahagi kadbod tertera
-
Penanda titik halus
Atur kategori anda seperti sewa atau gadai janji. Mengetepikan fail untuk bangunan, utiliti dan bekalan anda. Pergi melalui semua dokumen anda. Berikan setiap subjek kategori. Cuba buat kategori anda bertepatan dengan kategori IRS, menjadikannya lebih mudah pada akhir tahun.
Buat pembahagi bagi setiap kategori. Tulis pada pembahagi kategori itu. Letakkannya.
Semasa anda membayar bil, tulis tarikh yang anda bayar pada bahagian bil yang anda simpan atau resit. Jika anda menggunakan cek, tulis nombor cek dan amaun yang dibayar pada resit. Jika anda membayar secara elektronik, tulis nombor pengesahan dan amaun yang dibayar di atasnya. Tarikh semua kerja kertas anda untuk tarikh anda bekerja di atasnya walaupun ia bukan bil. Contoh-contoh kertas kerja lain boleh menjadi perdamaian bank, invois untuk pesanan dan bil yang dihantar kepada pelanggan. Kemudian dokumen setiap resit atau sekeping dokumen dalam sistem pembukuan anda. Quickbooks dan Microsoft Money mempunyai program yang sangat baik untuk pembukuan perniagaan kecil.
Sediakan folder manila untuk setiap bahagian berasingan kategori yang anda disenaraikan dalam langkah 1. Contohnya, kategori adalah Utiliti dan folder akan menjadi ABC Electric, air dan pembetung CITY, dan sambungan internet INT. Jika perniagaan anda mempunyai vendor, sediakan fail individu untuk setiap vendor. Sediakan fail untuk setiap pelanggan anda. Pergi ke setiap kategori dan sediakan semua folder individu.
Sediakan fail untuk setiap pekerja. Memandangkan kebanyakan perniagaan kecil tidak mempunyai jabatan kakitangan untuk mengendalikan pekerja dan menyimpan rekod ke atasnya, anda perlu menyimpan sekurang-kurangnya fail mudah pada mereka. Letakkan rekod gaji mereka. Dokumentasikan sebarang latihan yang telah mereka laksanakan. Simpan salinan lesen sekiranya diperlukan. Anda juga akan mendokumenkan sebarang pertikaian yang mungkin mereka hadapi dengan anda. Tuliskan apa perselisihan dan apakah hasilnya.
Simpan fail berasingan untuk resit anda apabila anda membeli sesuatu untuk perniagaan anda. Dokumen mereka dalam buku leher anda terlebih dahulu. Anda mahu kemudian meletakkannya dalam fail. Sekali sebulan, pergi melalui fail penerimaan dan letakkannya dalam fail dan kategori yang betul. Anda boleh membuat resit bulan bersama-sama dan menulis bulan pada mereka. Walaupun anda menggunakan kad kredit, ini adalah dokumentasi tambahan jika anda akan diaudit oleh IRS.
Letakkan pembahagi kategori dalam kabinet pemfailan dengan menyusunnya. Alihkan setiap folder dalam kategori tersebut. Letakkan mereka di belakang pembahagi. Pergi ke setiap kategori dan failkannya.
Petua
-
Anda boleh menyesuaikan mana-mana sistem pemfailan untuk memudahkan anda digunakan. Selagi anda dapat mencari maklumat dengan cepat, ia adalah sistem pemfailan yang baik.
