Kepentingan mempunyai sistem pemfailan pejabat yang teratur adalah tidak lebih jelas daripada apabila dokumen penting hilang. Sistem pemfailan yang tidak cekap boleh menyebabkan masa, wang dan waktu yang terbuang untuk membuat keputusan yang lemah jika dokumen yang hilang mengandungi sekeping maklumat penting dan anda mesti membuat keputusan tanpa itu. Salah satu cara untuk membuat pesanan dari kekacauan adalah untuk menetapkan sistem pemfailan pejabat angka, di mana anda memberikan nombor ke rekod, seperti pesanan pembelian, item inventori dan anggaran, dan maklumat fail dalam urutan menaik, atau dari nombor terendah hingga paling tinggi.
Perkara yang anda perlukan
-
Sistem penomboran
-
Fail Kabinet
-
Panduan divider fail
-
Tab pemisah fail
-
Folder fail, pelbagai warna
-
Label
Sediakan Kategori dan Penomboran Sistem
Sediakan kategori fail dan berikan nombor kawalan. Senaraikan jabatan individu dalam organisasi anda secara berasingan. Berikan nombor kawalan utama untuk setiap jabatan. Sebagai contoh, perniagaan kecil mungkin memilih untuk membuat kategori, seperti "Kewangan," "Jualan," "Pembelian," "Sumber Manusia" dan "Peralatan." Berikan nombor kawalan untuk mengenal pasti setiap kategori utama, seperti 100 kepada Kewangan; 200, jualan; 300, Pembelian; 400, Sumber Manusia; dan 500, Peralatan.
Sediakan subkategori fail dan berikan nombor subcontrol untuk menentukan dan mengenal pasti setiap subkategori. Sebagai contoh, untuk kategori Jualan, anda boleh menambah 10 untuk Laporan Jualan; 20, Anggaran Jualan; dan 30, Resit Jualan.
Sediakan sistem penomboran dalam setiap subkategori untuk mengenal pasti dokumen individu dalam subkategori. Ini akan menjadi nombor yang anda cetak pada dokumen itu sendiri. Sebagai contoh, jika anda menghantar pesanan untuk bentuk anggaran jualan yang dicetak, anda akan menyenaraikan nombor borang pertama sebagai 200-20-01, atau 200 20 01, jika anda lebih suka. Setiap dokumen berturut-turut akan meningkat oleh satu. Anda akan mencetak "200-20-02" pada bentuk anggaran jualan kedua, contohnya.
Buat indeks induk pelan pemfailan anda. Ini akan berfungsi sebagai jadual kandungan untuk kabinet pemfailan anda.
Sediakan Kabinet
Mewujudkan sistem pengkodan warna untuk mengenal pasti utama dan subkategori. Sebagai contoh, anda boleh membuat peraturan yang menggunakan label pembahagi fail biru untuk mengenal pasti kategori utama. Folder fail berwarna kemudian boleh mengenal pasti subkategori, seperti dalam folder merah untuk laporan jualan, folder hijau untuk anggaran jualan dan folder kuning untuk resit jualan. Label pada folder fail akan mengenal pasti kandungannya, seperti label yang memaparkan 01-100, 101-200 dan sebagainya.
Buat tab pembahagi kategori utama dan letakkan dalam kabinet pemfailan. Label dan letakkan folder fail subkategori awal dalam kabinet pemfailan dan tambahkan seperti yang diperlukan.
Dokumen fail dalam urutan berangka yang sesuai.
Petua
-
Luangkan masa untuk mengenal pasti keperluan perniagaan anda dan tentukan sistem kategori dan nombor yang masuk akal untuk perniagaan anda.
Jika anda menggunakan sistem perakaunan berkomputer dan mencetak borang anda sendiri, anda mungkin perlu menukar sistem penomboran untuk mencerminkan keperluan pemfailan. Sebagai contoh, penomboran pada Borang Anggaran Jualan boleh bermula pada 200-20-01 dan kenaikan satu untuk setiap anggaran baru.
Sediakan lokasi dan kontena khusus untuk semua dokumen yang belum diajukan, sekiranya anda memerlukan akses kepada mereka dalam interim.
Cara terbaik untuk memastikan anda memenuhi keperluan pemfailan adalah untuk menetapkan jadual, seperti harian atau mingguan.
