E-mel adalah cara yang efisien dan cepat untuk menghantar komunikasi perniagaan jika dibandingkan dengan perkhidmatan pos. Ia juga cara yang lebih mudah untuk menukar dokumen. Sesetengah perkara yang perlu dipertimbangkan apabila menghantar e-mel perniagaan dengan lampiran adalah saiznya, program itu digunakan untuk membuat lampiran dan kemungkinan virus. Ia juga penting untuk diingati bahawa penerima bukanlah satu-satunya orang yang melihat mesej anda. Gunakan nada profesional yang akan memberikan kesan yang menggembirakan.
Tulis baris subjek yang mencerminkan mesej yang secukupnya. Barisan subjek tertentu akan membantu pekerja menyusun e-mel mengikut projek syarikat. Tajuk samar-samar seperti "Penting" atau "Sila baca" menjadikannya sukar untuk mencari mesej pada masa akan datang.
Tulis mesej yang ringkas dan mudah dibaca. Pekerja mesti menapis jumlah mesej e-mel setiap hari dan mempunyai sedikit masa untuk membaca mesej lama. Gunakan font yang boleh dibaca, termasuk banyak ruang putih dan menggunakan huruf besar dan huruf kecil dengan sewajarnya. Tulis mesej anda dalam nada yang sopan namun profesional, dan mulakan dan berakhir dengan salam yang profesional.
Rujuk lampiran. Pekerja sibuk sering tergesa-gesa untuk masa dan mungkin mengabaikan lampiran jika tidak ada rujukan kepadanya. Biarkan penerima tahu apa yang mengandungi lampiran dan apa yang perlu dilakukan dengannya.
Pastikan anda telah melampirkan dokumen sebelum menghantar. Janis Fisher Chan, pengarang "E-Mail: Menulis Panduan Ini - Cara Menulis dan Mengurus E-Mail di Tempat Kerja," nasihat melampirkan dokumen sebelum anda mula menulis mesej anda.
Biarkan pembaca anda tahu program apa yang diperlukan untuk membuka fail. Microsoft Office Suite dan Adobe Acrobat Reader adalah aplikasi biasa yang digunakan di tempat kerja.
Pertimbangkan jumlah masa yang akan diambil penerima untuk memuat turun lampiran. Gunakan program mampatan fail untuk fail besar, seperti WinZip, atau memecahkan fail ke bahagian yang lebih kecil yang boleh dihantar secara berasingan. Sebagai pertimbangan untuk pekerja yang sibuk, anda juga boleh menyekat dokumen dalam badan mesej.
Tafsirkan mesej anda. Kesalahan ejaan dan tatabahasa kelihatan tidak profesional. Juga elakkan menggunakan slang, singkatan dan emotikon dalam mesej anda. Ini mungkin istilah yang terkenal tetapi mereka tidak sesuai dengan mesej perniagaan.
Imbas mesej anda dan dokumen yang dilampirkan untuk virus sebelum dihantar.
Termasuk penafian yang menggalakkan pembaca untuk mengimbas lampiran untuk virus sebelum memuat turun. Ini boleh melindungi syarikat anda dari kemungkinan tindakan undang-undang jika penerima menerima virus melalui lampiran anda.
Amaran
Jangan hantar surat rantai, spam atau lelucon sebagai lampiran. Mereka tidak profesional dan tidak sesuai.
