Walaupun kata-kata lampiran dan kepungan sering digunakan secara bergantian dalam surat perniagaan, mereka mewakili kaedah yang berbeza termasuk item. Dalam pengertian yang ketat, lampiran dianggap sebagai sebahagian daripada surat sementara sebuah kandang dianggap sebagai dokumen yang berasingan. Bagi sesetengah organisasi, seperti kerajaan, penggunaan untuk masing-masing ditakrifkan oleh surat-menyurat yang dihantar, manakala untuk orang lain sama ada penggunaan boleh diterima.
Menambah Lampiran
Lampiran adalah dokumen yang merupakan sebahagian daripada surat perniagaan. Ia menambah atau menerangkan lebih lanjut maklumat dalam surat itu. Beberapa contoh termasuk spreadsheet yang menyediakan penjelasan visual mengenai pengebilan atau ramalan kewangan, carta yang memberikan gambaran grafik trend perniagaan atau anggaran. Apabila menghantar lampiran, sertakan perkataan, "Lampiran" di sebelah kiri bawah huruf dengan separa tanda titik dan bilangan lampiran. Anda juga harus menyebutkan dalam badan surat bahawa item tersebut dilampirkan (atau beberapa item dilampirkan) yang meningkatkan atau menjelaskan lebih lanjut informasi dalam surat.
Termasuk Lampiran
Satu kandang adalah dokumen yang merupakan tambahan kepada surat perniagaan. Ia boleh berdiri sendiri sebagai dokumen sendiri dan tidak memerlukan surat perniagaan untuk menerangkan apa dokumen itu atau bagaimana untuk mentafsirkannya. Apabila menghantar kandang dalam surat perniagaan, letakkan huruf "Enc" dengan setengah titik atau tulis perkataan "Lampiran" di bahagian bawah huruf di sebelah kiri. Kemudian masukkan nama dokumen tersebut. Ini memberi amaran kepada pembaca bahawa dokumen kedua dimasukkan dalam surat-menyurat. Salah satu contoh dokumen yang sesuai untuk suatu kandang adalah resume yang disertakan dengan surat sampul surat. Resume itu terpisah dari huruf dan mudah berdiri sendiri.
Lampiran dalam E-mel
Dalam sesetengah keadaan, tiada kaedah yang tersedia untuk membezakan antara lampiran dan lampiran. Salah satu situasi ini berlaku apabila anda menghantar surat perniagaan melalui e-mel. Kerana tidak ada pilihan kandang yang diberikan, dan e-mel adalah satu bentuk transmisi elektronik, semua dokumen yang dihantar melalui e-mel menjadi lampiran. Lampiran ini ditambahkan ke e-mel sebagai item yang boleh dimuat turun yang dihantar dengan badan e-mel.
Penggunaan Kerajaan Persekutuan
Mungkin terdapat aturan untuk kegunaan lampiran dan lampiran di cawangan kerajaan persekutuan tertentu. Sebagai contoh, dalam buku panduan surat-menyurat mereka, Penyiasatan Geologi A.S. menggambarkan bagaimana menangani lampiran dan lampiran apabila menghantar surat-menyurat kepada mereka. Menurut buku panduan mereka, anda menghantar item sebagai lampiran apabila surat-menyurat adalah memo, sedangkan jika ia adalah surat, anda harus menggunakan penutup kata untuk dokumen tambahan. Dalam kedua-dua kes, taipkan "Lampiran" atau "Lampiran" dua baris di bawah blok tandatangan. Melakukan ini memberitahu pembaca untuk mencari kandang atau lampiran. Sekiranya mereka hilang, minta untuk menghantar mereka kerana mereka hendak dihantar dengan surat atau memo.
Sekiranya terdapat lebih daripada satu lampiran atau kepungan, nyatakan berapa banyak seperti "2 Lampiran" atau "3 Lampiran." Jika sama ada tidak dikenal pasti dalam teks, gunakan tanda titik selepas perkataan, diikuti dengan tajuk atau penjelasan dokumen pada baris seterusnya. Sebagai contoh: "Lampiran:" (baris seterusnya) indent dua ruang dan tambah "Resume John Q.Adams" tanpa menamatkan tanda baca. Apabila terdapat pelbagai lampiran atau lampiran yang tidak disebutkan dalam teks, tajuk atau menggambarkan masing-masing pada baris berasingan. Sebagai contoh: 2 Lampiran: (baris seterusnya) indent dua ruang dan jenis: "Resume John Q. Adams" (baris seterusnya) indent dua ruang dan jenis: Senarai Anugerah dan Pencapaian "tanpa tanda baca yang berakhir.
