Sama ada anda menulis surat cadangan untuk biasiswa, pekerjaan, magang atau masuk ke sekolah siswazah, surat cadangan mesti mencapai beberapa tujuan. Ia mesti memberikan keyakinan penerima bahawa orang yang kepadanya surat itu ditulis memiliki pengalaman yang diperlukan dan kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan baik, layak masuk ke suatu perguruan tinggi atau layak mendapat penghargaan. Walau bagaimanapun, maklumat khusus yang dimasukkan dalam surat cadangan akademik atau pekerjaan biasanya berbeza. (Lihat Rujukan 1.)
Majikan
Apabila menulis surat cadangan untuk majikan, masukkan maklumat mengenai jawatan terdahulu orang di syarikat, tanggungjawab pekerjaan dan kemahiran (kesetiaan, kebolehpercayaan, keupayaan untuk bekerja secara bebas dan pada satu pasukan, contohnya). (Lihat Rujukan 1.) Juga termasuk apabila orang itu bekerja dengan syarikat itu dan apa-apa anugerah atau pengiktirafan profesional yang dia terima.
Akademik
Surat akademik cadangan sering perlu dihantar terus ke kemasukan atau papan semakan. Kerahsiaan surat biasanya diperlukan. Apabila menulis surat itu, fikirkan semula pengalaman anda sebagai orang sebagai pelajar. Tanyakan kepada pelajar untuk mendapatkan satu salinan penyataannya sendiri dan sambung semula jika dia menulisnya untuk permohonannya, dan minta dia memberitahu anda apa aspirasinya, apa yang dia terima dan maklumat lain yang berkaitan dengan permohonannya. (Lihat Rujukan 2.) Termasuk maklumat tentang prestasi akademiknya, keutuhannya dan dedikasinya terhadap karyanya dan kemampuannya untuk bekerja sendiri dan dengan orang lain. Pilihan lain ialah meminta pelajar membuat draf surat itu sendiri dan kemudian meninjau dan menandatanganinya.
Pengenalan
Dalam pengenalan surat anda menyatakan bahawa anda adalah seorang pengesyorkan, nyatakan kedudukan profesional anda dan jelaskan bagaimana anda dihubungkan dengan pemohon. Katakanlah berapa lama anda mengetahui pemohon. Juga termasuk ringkasan perasaan keseluruhan anda tentang pemohon. Anda mungkin menulis, contohnya: "Saya adalah Dr. Sam Smith, Profesor Arkeologi di Universiti XYZ di Township, Maryland. Saya menulis surat cadangan untuk Bob Harrison, salah seorang pelajar saya yang paling berbakat dan mengagumkan selama dua tahun yang lalu untuk Anugerah Biasiswa Pemuda. "(Lihat Rujukan 1.) Juga termasuk maklumat tentang cara anda membandingkan pelajar ini kepada orang lain. Anda mungkin mengatakan bahawa anda telah bekerja beberapa tahun sebagai seorang profesor dan mengajar sejumlah pelajar tertentu. (Lihat Rujukan 2.)
Badan
Badan surat anda harus mempunyai perenggan yang terpisah untuk setiap kualiti pemohon. Tulis contoh spesifik bagaimana anda melihat orang itu menunjukkan kemahiran atau kualiti. Sebagai contoh, anda boleh menulis, apabila membincangkan kualiti kegigihan dalam calon: "Bob datang ke semua sesi tunjuk ajar saya untuk memastikan dia benar-benar memahami semua pelajaran, dan dia berjaya memperoleh A, satu daripada hanya lima orang dalam kelasnya 40 untuk melakukannya. "Tulis hanya dua atau tiga perenggan untuk bahagian ini. (Lihat Rujukan 1.) Sertakan pernyataan kritikan ringan yang termasuk kekuatan juga. Sebagai contoh, anda mungkin menulis: "Bob kadang-kadang terlalu gigih, dan kadang-kadang menyerang sebagai degil. Walau bagaimanapun, dia biasanya tenang dan ceria dalam kerjanya. "(Lihat Rujukan 2.) Jika anda sudah biasa dengan aktiviti di luar kerja atau sekolah di mana orang itu terlibat, masukkan maklumat itu dalam badan surat anda. (Lihat Rujukan 3.)
Kesimpulannya
Meringkaskan kelayakan seseorang dan tambahkan ulasan lain yang anda rasa perlu dimasukkan ke dalam surat itu. Nyatakan bahawa anda percaya bahawa pemohon layak mendapat beasiswa atau kemasukan, atau orang yang tepat untuk pekerjaan tersebut. Sediakan maklumat hubungan anda dan tandatangani surat tersebut. (Lihat Rujukan 1.)
