Pemetaan proses perniagaan menyediakan pemimpin perniagaan dengan peluang untuk memperjelas bagaimana proses sebenarnya dilaksanakan. Ia mendedahkan masalah seperti hambatan dan variasi bagaimana proses itu dilakukan oleh kumpulan atau individu yang berlainan. Pemimpin juga boleh mengetahui sama ada proses itu sebenarnya dilakukan dengan cara yang sepatutnya dilakukan. Mewujudkan peta proses, juga dikenali sebagai carta alir, merupakan komponen utama dalam proses dan peningkatan proses Six Sigma, tetapi dapat bermanfaat walaupun tanpa kerangka penuh Six Sigma.
Kumpulkan maklumat daripada individu yang benar-benar melaksanakan proses bagaimana ia dilakukan. Pastikan untuk mengetahui sama ada langkah-langkah berbeza mengikut keadaan yang berlainan atau bagi orang yang berbeza. Fokus pada bagaimana proses sedang dilakukan, bukan pada bagaimana ia sepatutnya dilakukan.
Tentukan jenis peta proses yang hendak dibuat. Carta aliran aktiviti asas menunjukkan aliran langkah dalam proses termasuk titik keputusan, sementara carta aliran penempatan juga jelas menggambarkan penglibatan kumpulan atau orang yang berlainan. Bagi yang terakhir, buat lajur untuk setiap individu atau kumpulan dan lukis setiap langkah dalam lajur yang sesuai untuk menunjukkan siapa yang melakukan langkah tersebut.
Mulakan peta proses perniagaan anda dengan melukis segi empat tepat bujur atau bulat, simbol standard untuk titik permulaan. Untuk carta aliran aktiviti, lukis titik permulaan di bahagian atas sebelah kiri halaman kertas atau perisian anda. Untuk carta penempatan, lukiskannya di bahagian atas lajur yang sesuai.
Labelkan titik permulaan dengan frasa yang menunjukkan bahawa ia adalah titik permulaan, seperti "Panggilan masuk" atau bahkan hanya "Mula." Setiap langkah anda akan dilabel dengan cara ini, dan harus memasukkan kata kerja untuk mewakili tindakan yang diambil.
Buat setiap langkah proses dengan melukis segi empat tepat dan pelabelannya. Setiap langkah perlu mempunyai perwakilan sendiri. Jangan menggabungkan langkah dalam satu bentuk menggunakan perkataan "dan" untuk menyambung lebih daripada satu kata kerja atau tindakan.
Sambungkan langkah dengan anak panah menunjukkan arah aliran proses. Tidak mengapa jika peta anda membentangkan beberapa baris untuk dimuatkan pada halaman; anak panah membuat aliran jelas tanpa mengira susunan fizikal langkah-langkah.
Gunakan bentuk berlian untuk mewakili titik keputusan pada bila-bila masa langkah seterusnya bergantung pada keadaan tertentu. Misalnya, peta proses untuk troli membeli-belah dalam talian akan mempunyai titik keputusan yang mewakili pilihan pelanggan untuk membayar dengan kad kredit atau menggunakan PayPal.
Tunjukkan langkah-langkah yang mengikuti titik keputusan dengan mencipta simbol segi empat tepat dan pelabelannya dan menambah anak panah untuk menunjukkan aliran proses. Labelkan setiap anak panah yang membawa dari titik keputusan, untuk memperjelas keadaan yang menyebabkan mengikuti jalan itu. Dalam contoh semasa kami, gunakan label "PayPal" untuk satu anak panah dan "kad kredit" untuk yang lain.
Tambah bentuk segi empat tepat bujur atau bulat yang dilabelkan sebagai "Akhir" sebagai langkah terakhir untuk menandakan hujung proses.
Semak peta proses anda untuk memastikan ia dibaca dengan betul. Juga ada beberapa individu yang melakukan proses mengkaji semulanya, untuk memastikan ia secara tepat menggambarkan apa yang mereka lakukan.
Petua
-
Program seperti Microsoft Visio mempunyai ciri khas untuk membuat peta proses, tetapi program grafik lain atau PowerPoint boleh digunakan juga. Apabila anda mula-mula mengumpulkan maklumat tentang proses itu, tulis setiap langkah pada nota melekit kecil dan kemudian mengaturnya untuk menunjukkan aliran proses. Kaedah ini lebih mudah daripada cuba membuat peta proses sekaligus dari awal. Sekiranya proses anda melibatkan banyak tangan antara kumpulan atau individu, anda mungkin mahu menggunakan carta aliran penempatan untuk secara jelas menggambarkan penglibatan pelbagai pihak.
