Memo perlu menyampaikan maklumat secara ringkas dan berhati-hati. Ini gaya tidak masuk akal bermakna walaupun anda berpeluh dengan prospek menulis satu, anda harus mencari format yang mudah dan masuk akal sebagai pelepasan yang mengalu-alukan daripada projek bertulis lain yang lebih intensif yang anda mungkin ada di meja anda.
Tulis Tajuk
Mulailah memo anda dengan menulis tajuk standard yang merangkumi "Kepada:", "Dari:", "Tarikh:" dan "Subjek" pada baris berasingan. Beri pemikiran kepada garis khalayak, menyedari bahawa anda mungkin tidak ingin menyampaikan memo anda ke seluruh syarikat tetapi hanya dengan beberapa jabatan sahaja. Tajuk perdana membolehkan pembaca cepat mengimbas dan mengumpulkan maklumat penting dari awal - dari perkaitan ke topik.
Nyatakan Maksud Anda
Tulis bukaan pendek yang menyatakan dengan jelas, dengan syarat termudah, maksud anda untuk menulis. Suntikan beberapa keperibadian, jika anda mahu, tetapi simpan tambahan ini juga. Contohnya, jika anda membuat pengumuman, anda mungkin menulis, "Selepas carian yang sangat panjang dan menyeluruh, saya dengan senang hati mengumumkan bahawa ABC Company telah mengupah XYZ Writers Group untuk membimbing usaha pemasaran kami yang akan datang."
Huraikan Kepersisan
Dermakan badan memo anda - tidak lebih dari dua atau tiga perenggan - untuk menghuraikan kenyataan pembukaan anda. Menjangkakan soalan ia penting; anda tidak mahu memo anda untuk menghasilkan lebih banyak soalan daripada ia memberikan jawapan, tetapi memo bukan forum untuk pendedahan 360 darjah, sama ada. Menguruskan maklumat yang paling penting - apa yang pekerja ingin tahu dan apa yang perlu mereka ketahui - secara hierarki. Akhirnya, perlu diingat bahawa memo jarang berfungsi sebagai "kata akhir" pada topik; Malah, ia kadang-kadang menggerakkan pelbagai aktiviti. Jadi dedahkan perenggan terakhir badan memo anda ke "langkah seterusnya" atau "apa yang berlaku seterusnya." Sebagai contoh, dalam contoh ini anda mungkin ingin berkongsi apabila anda akan memperkenalkan kumpulan penulis kepada pekerja anda.
Tutup dalam Gaya
Tutup memo anda dengan nota kecemasan, menyedari bahawa anda menghantar mesej tersirat bagi pekerja anda untuk diikuti. Sebagai contoh, anda mungkin berkata, "Saya tahu anda berharap, seperti yang saya lakukan, untuk memulakan bab ini menarik dalam sejarah syarikat kami. Saya mengucapkan terima kasih terlebih dahulu atas semangat dan dedikasi berterusan anda."
Arahan ke Lampiran
Sertakan notasi di bahagian paling bawah memo anda lampiran yang berkaitan, seperti dokumen yang anda mahukan pekerja membaca atau prosedur baru yang anda mahu mereka ikuti. Cukup tulis perkataan "Attached:" dan ringkas meringkaskan maklumat. Dalam contoh ini, anda mungkin ingin memasukkan ringkasan projek pemasaran terdahulu kumpulan penulis supaya pekerja anda dapat membiasakan diri dengan gaya dan pencapaian kumpulan. Terlibat di mana pekerja boleh mendapatkan maklumat ini. Sebagai contoh, sama ada anda menyiarkan salinan kertas memo anda di papan buletin atau menghantar e-mel ke seluruh syarikat, pastikan pekerja memahami cara mengakses lampiran.
Petua
-
Baca memo anda dengan kuat semasa anda membaca dengan teliti dan mengeditnya sebelum menyebarkannya.
