Memo, ringkas untuk memorandum, adalah format komunikasi dalaman dalaman yang sering digunakan. Mengetahui bagaimana untuk mengarang dan mengatur memo dengan cekap boleh menjadi rumit. Arahan yang mengikuti fokus pada versi memo yang lebih formal - yang mungkin dicetak dan diedarkan atau dihantar dalam e-mel rasmi.
Kenal pasti maksud anda dan penonton anda dan tentukan nada yang sesuai. Sekiranya tujuan anda adalah untuk bercakap mengenai dasar syarikat baru, gunakan nada yang ketat. Jika matlamat anda adalah untuk memberitahu rakan sekerja anda dari parti syarikat yang akan datang, pergi ringan.
Gunakan format yang betul dan umum yang diterima. Ini boleh berbeza-beza oleh syarikat atau organisasi, tetapi seringkali mengandungi banyak aspek yang sama: unsur "To," "From," "Tarikh" dan "Subjek", masing-masing diikuti dengan titik dan teks yang sama.
Simpan memo pendek dan ke titik. Ia biasanya terbaik untuk menyimpan memo ke satu halaman. Pisahkan setiap perenggan dengan ruang baris. Jangan perenggan perenggan. Ingatlah untuk meninggalkan sekitar dua inci di bahagian atas untuk logo syarikat / header, yang akan sering mencetak atau muncul pada memo tertulis.
Pilih kata-kata anda dengan berhati-hati. Bilangan perkataan yang anda gunakan adalah terhad oleh ruang.
Bentuk mesej yang jelas dan ringkas menyatakan kebimbangan yang anda ingin sampaikan.
