Sama ada anda bekerja di pusat panggilan atau menjalankan perniagaan anda sendiri dan bercakap dengan pelanggan, menamatkan panggilan telefon dalam sopan dan profesional adalah penting. Anda menginginkan kesan terakhir pelanggan harus menjadi yang baik. Langkah-langkah asas untuk menutup perbualan telefon adalah mudah. Walau bagaimanapun, orang adalah individu dan sesetengah daripada mereka memerlukan sedikit kemahiran daripada yang lain.
Membungkus Perkara
Sebaik sahaja anda telah menjawab soalan pemanggil, mengambil pesanan, atau menyelesaikan masalah, tiba masanya untuk membungkus perkara. Mulailah dengan meminta pemanggil jika ada apa-apa lagi yang anda boleh bantu dia. Selepas menangani sebarang isu tambahan, lakukan perkara berikut:
- Terangkan secara ringkas apa yang anda cakapkan dan apa yang telah dicapai.
- Terangkan apa yang berlaku seterusnya. Sebagai contoh, anda mungkin berkata: "Pesanan anda akan dihantar dalam masa 24 hingga 48 jam."
- Terima pemanggil untuk menghubungi anda dan menyatakan penghargaan anda untuk perniagaannya.
- Jemput pemanggil untuk menghubungi anda sekali lagi untuk apa sahaja yang dia perlukan.
- Tutup dengan frasa yang sopan seperti: "Ada hari yang baik" atau "Saya suka perbualan kami."
- Tunggu pemanggil menggantung dahulu.
Pemanggil Chatty
Kadang-kadang anda mendapat pemanggil yang terlalu bicara. Keluar dari panggilan tersebut dengan sopan tetapi dengan cepat memendekkan waktu untuk pemanggil lain dan membolehkan anda mengendalikan lebih banyak panggilan. Secara lazimnya, pelanggan ini terus tersesat dari tujuan panggilan. Mengurus perbualan dengan membiarkan pelanggan tahu panggilan itu berakhir dan menariknya kembali ke subjek di tangan. Sebagai contoh, anda boleh berkata: "Saya mempunyai panggilan lain yang menunggu.Sebelum anda pergi, saya ingin memastikan bahawa kami telah menjaga segala-galanya. "Kemudian luncurkan rakaman perbualan penutup anda Jika pemanggil mula mengembara topik, tarik dia kembali dengan soalan langsung yang mempunyai jawapan ya atau tidak mudah Apabila anda telah mengucapkan terima kasih kepada pelanggan untuk perniagaannya, isyarat panggilan selesai dengan frasa yang jelas seperti "Saya gembira saya dapat membersihkan perkara ini untuk anda. Nikmati sepanjang hari anda."
Kecewa Pemanggil dan Isu-isu Yang Belum Teratasi
Kadang-kadang pelanggan marah apabila mereka memanggil, atau kecewa kerana anda tidak dapat menyelesaikan masalah untuk kepuasan mereka semasa panggilan telefon. Dalam situasi ini, mula meringkaskan panggilan dengan mengingatkan pelanggan apa-apa yang telah dicapai. Beritahu dia apakah langkah seterusnya. Contohnya, anda mungkin berjanji untuk memeriksa pesanan yang hilang dan panggilan semula keesokan harinya. Sekiranya anda berjanji untuk menghubungi pemanggil, pastikan anda mengikuti. Apabila anda mengucapkan selamat tinggal, tegaskan kepentingan dan nilai pemanggil kepada organisasi anda.
