Mewujudkan manual dasar dan prosedur membantu menyediakan protokol yang jelas untuk konsisten dalam organisasi. Majikan meletakkan apa yang tingkah laku yang boleh diterima di kawasan yang terdiri daripada kod berpakaian untuk hubungan pelanggan. Pekerja membacanya dan menandatangani surat pengakuan, menerima apa-apa ramuan kerana melanggar dasar yang ditetapkan dalam manual. Fokus pada bidang utama semasa menulis dasar dan prosedur manual untuk organisasi bukan untung.
Bidang Utama Fokus
Organisasi dan Pengurusan: Dalam bahagian ini, berikan kenyataan misi dan penglihatan organisasi. Perincian status bukan keuntungan dengan memasukkan peraturan dan artikel penubuhan seperti yang didaftarkan dengan Setiausaha Negara. Selepas organisasi ditakrifkan, terperinci peranan dan tugas pengurusan utama. Carta organisasi membantu semua pekerja memahami siapa yang bertanggungjawab untuk apa dan rantaian arahan.
Sumber Manusia: Dalam bahagian sumber manusia, tentukan tanggungjawab lembaga pengarah, bagaimana sukarelawan ditanam dan dibangunkan dan bagaimana staf terlatih. Termasuk dasar kakitangan termasuk kelakuan, rubrik prestasi, faedah dan peraturan mengenai pampasan.
Pengumpulan dana: Bukan keuntungan diberikan status pengecualian cukai melalui Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri. Status ini boleh dibatalkan jika keuntungan tidak dijalankan dengan sewajarnya. Bahagian ini menerangkan cara penggunaan bukan keuntungan untuk pengumpulan dana termasuk geran, sumbangan, penaja korporat atau acara. Pengurusan kewangan juga harus dijelaskan, menggariskan bagaimana belanjawan menentukan apa yang berlaku kepada program bukan keuntungan dan apa yang berlaku kepada operasi.
Undang-undang dan Peraturan: Menggariskan undang-undang, cukai dan peraturan yang mempengaruhi operasi bukan keuntungan. Ini termasuk tetapi tidak terhad kepada kegiatan advokasi dan lobi yang dilakukan oleh organisasi.
Membangunkan Polisi dan Prosedur
Oleh kerana manual dasar dan prosedur menjadi saluran untuk mempertahankan orang-orang yang bertanggungjawab, penting untuk membuat dasar secara konsisten dalam format dan nada.
Dasar: Untuk mengekalkan keseragaman dengan dasar, gunakan templat. Setiap dasar harus memiliki tajuk dasar yang menyatakan kandungan. Tentukan tujuan dasar ini. Contoh tujuan dasar mungkin, "Memastikan tanggungjawab fiskal dengan hasil pengumpulan dana." Sekiranya terdapat undang-undang atau undang-undang yang berkaitan dengan polisi, nyatakan ini untuk memberikan pengesahan tambahan kepada keperluan.
Tentukan skop dasar ini. Ini boleh termasuk sama ada dasar itu berkaitan dengan semua orang, ahli lembaga, atau hanya sekumpulan pekerja tertentu seperti pasukan penggalangan dana. Untuk organisasi besar, sertakan nama dan nombor hubungan pihak yang bertanggungjawab yang berkaitan dengan dasar tertentu. Sebagai contoh, senaraikan maklumat hubungan penasihat undang-undang dengan maklumat mengenai dasar-dasar peraturan dan peraturan lobi.
Prosedur: Terangkan bagaimana perkara dilakukan dengan mudah. Walaupun dasar dan prosedur boleh digabungkan dalam sesetengah senario, tatacara biasanya merupakan bahagian berasingan untuk proses utama. Kenal pasti prosedur utama dan kawasan penyelesaian masalah. Ini termasuk prosedur pembukaan dan penutupan. Membangunkan prosedur untuk menyelesaikan masalah komputer, kata laluan atau masalah teknikal yang lain. Buat proses untuk isu pelanggan yang meningkat. Apa-apa kewajipan yang dilakukan yang memerlukan konsistensi atau mungkin mempunyai kakitangan yang mempertanyakannya menjadi prosedur yang digariskan dalam manual.
Prosedur yang konsisten menjimatkan masa buruh kerana pekerja mempunyai sumber untuk menyelesaikan sesuatu tanpa kepemimpinan atau bantuan atau intervensi sokongan.
