Pelaporan mengenai pemberian organisasi anda diterima adalah aspek penting hubungan antara institusi pemberi dana dan penerima hibah. Laporan Grant memberi maklumat tentang aktiviti yang dijalankan dalam cadangan geran asal, penemuan baru, kesulitan, kejayaan, dan kewangan. Menjadi jujur, jelas, dan akan datang dalam laporan geran membantu institusi pemberi bantuan mengukur kesannya dan belajar dari pengalaman organisasi anda. Adalah penting untuk melaporkan mengenai hasil dan aktiviti tertentu yang dicadangkan dalam cadangan geran asal. Laporan Grant lazimnya merangkumi surat liputan, lembaran penutup, bahagian naratif dan kewangan.
Mengumpul Maklumat dan Menugaskan Tugas
Apabila mula menulis laporan geran, anda ingin menjadi jelas mengenai spesifik yang anda cadangkan dalam cadangan pemberian dan menjadi sangat akrab dengan projek yang dibiayai oleh geran itu. Rujuk kepada cadangan pemberian dan pemberian surat pemberian.
Sebelum tarikh akhir laporan, dapatkan bantuan daripada ketua-ketua jabatan yang tepat yang anda perlukan untuk menyelesaikan pemberian. Contohnya, berunding dengan kewangan dan perakaunan penyata kewangan, kakitangan program untuk laporan lapangan, pengarah eksekutif untuk tandatangan dan komunikasi untuk gambar.
Kumpulkan pelbagai bahan dan simpannya pada petua jari anda apabila anda memasukkannya ke dalam laporan.
Tulis Lembaran Penutup dan Bahagian Naratif
Bahagian pertama adalah helaian dan panggilan untuk maklumat dan data hubungan asas yang akan menghubungkan laporan pemberian anda ke cadangan geran asal anda. Bahagian ini termasuk nama undang-undang organisasi anda, julat tarikh projek yang diterangkan dalam pemberian, nama pengarah eksekutif atau presiden organisasi anda, nama orang hubungan yang paling biasa dengan projek dibiayai dan laporan pemberian. Juga masukkan alamat surat-menyurat lengkap, nombor telefon dan faks, alamat e-mel, nama projek, jumlah pemberian, nombor ID pemberian, dan tujuan pemberian. Pastikan semua maklumat ini sesuai dengan apa yang ada dalam permohonan geran asal dan surat penghargaan. Di kaki laporan anda, letakkan nombor ID dan nombor halaman pemberian anda.
Dalam bahagian naratif, terangkan bagaimana pembiayaan projek membuat perbezaan dalam komuniti anda atau dalam kehidupan orang yang anda bantu. Anda boleh memberikan data kuantitatif dan statistik seperti kadar kelulusan, tahap pendapatan atau gred. Anda juga boleh menyediakan data kualitatif seperti tinjauan, wawancara atau kisah tentang individu atau keluarga yang mendapat manfaat daripada perkhidmatan anda.
Katakan kepada pemberi kuasa jika anda mendapati apa-apa yang baru sebagai hasil daripada pemberian itu. Jelaskan secara terperinci jika sesuatu yang tidak dijangka berlaku, baik atau buruk.
Beritahu pembuat dana jika anda bekerjasama dengan organisasi lain dan bagaimana ia memberi kesan kepada projek tersebut. Ini penting kerana para penggusti menghargai kolaborasi di kalangan organisasi.
Kongsi apa yang dipelajari dari projek. Terangkan secara terperinci apa-apa cabaran yang timbul semasa projek anda dan bagaimana anda mengatasi mereka. Jika anda melakukan ini dengan baik, anda akan mendapat banyak rasa hormat dari pemberi geran. Mereka menghargai apabila pertubuhan bukan keuntungan menceritakannya seolah-olah itu adalah bertentangan dengan masalah salutan gula.
Biarkan pemberi kuasa tahu apa rancangan masa depan untuk projek itu. Termasuk sumber pendanaan jika projek itu akan diteruskan. Terangkan bagaimana anda boleh mengubah projek yang diberi pelajaran baru yang dipelajari.
Terima kasih kepada pemberi kuasa kerana kemurahan hati dalam melabur dalam projek anda. Terangkan kesyukuran anda. Tambah sebarang komen tambahan yang berkaitan.
Termasuk Kewangan
Pemberi dana mungkin meminta penyata kewangan tertentu seperti pendapatan, aliran tunai, dan kunci kira-kira. Serahkan permintaan kenyataan untuk tahun projek. Jelaskan sebarang perubahan ekstrem dalam kesihatan kewangan anda dari masa anda menerima pemberian ganjaran pada masa anda melaporkan. Lebih baik anda menunjukkannya dan mempunyai penjelasan yang baik daripada mempunyai penemu geran sendiri. Bersemuka.
Menyediakan laporan terperinci mengenai dana daripada geran yang dibelanjakan untuk projek-projek tertentu. Butir-butir yang anda berikan dalam seksyen ini harus sesuai dengan anggaran anda dalam proposal pemberian.
Sekiranya anda mempunyai kos yang tidak dijangka, sertakan mereka dalam laporan itu dan kenalpasti mereka dengan itu. Juga jelaskan kos ini dalam bahagian naratif laporan pemberian.
Pake Laporan
Sertakan surat penutup ringkas yang memperincikan kandungan laporan yang harus memasukkan nombor ID penghargaan anda. Surat tersebut hendaklah dari pengarah atau presiden eksekutif organisasi anda kepada yang bersamaan dengannya di institusi pemberi bantuan. Surat itu harus berterima kasih kepada penderma untuk pemberian itu, sekali lagi. Anda tidak boleh mengucapkan terima kasih.
Edit naratif geran dengan bantuan seorang rakan lain. Dapatkan pendaftaran akhir dari kewangan ke atas kewangan. Pastikan fon dan nada laporan konsisten sepanjang semasa mengedit.
Lampirkan tinjauan, graf, peta, statistik atau maklumat yang dikumpul untuk mengukur projek anda. Anda merumuskan aspek yang paling penting dalam bahagian naratif, tetapi ini perlu disediakan untuk rujukan. Hadirkan semua data secepat mungkin.
Gunakan lampiran promosi dengan berhati-hati. Grantmakers sangat sibuk dan tidak mempunyai masa untuk mengembara walaupun setiap risalah, gambar, dan siaran akhbar anda. Pilih dua atau tiga gambar terbaik, sekeping media yang diterbitkan atau disiarkan, dan mungkin surat berita dari organisasi anda. Jika anda memilih untuk melampirkan bahan tambahan, pastikan ia membantu kes anda dan berkaitan langsung dengan projek itu.
Dapatkan tandatangan daripada wakil yang diberi kuasa organisasi anda - mungkin orang yang sama yang menandatangani permohonan pemberian.
Hantar pada Masa
Hantar laporan pemberian dalam medium dan mod yang ditentukan dalam surat anugerah. Institusi pemberi pinjaman boleh meminta e-mel, mempunyai portal dalam talian atau lebih suka tiga salinan yang dihantar melalui email USPS. Ia sentiasa selamat untuk diperiksa dua kali.
Sahkan resit. Sekiranya anda tidak menerima pengesahan auto, anda boleh menghubungi orang kakitangan yang sesuai di institusi pemberi bantuan untuk mengesahkan penerimaan laporan pemberian anda.
Simpan salinan untuk rekod anda. Sekiranya berlaku apa-apa yang berlaku dengan penyampaian laporan geran anda, anda perlu bersedia memberikan salinan lain kepada pemberi geran.
