Untuk memastikan mereka mematuhi peraturan-peraturan Perkhidmatan Pendapatan Dalaman (IRS) dan undang-undang kerajaan negeri dan tempatan, syarikat mesti memasukkan maklumat penting pekerja dan syarikat dalam sistem penggajian mereka. Menyediakan dan menjalankan komponen yang berbeza yang terdiri daripada sistem gaji memerlukan ketekunan wajar dan pengetahuan undang-undang cukai yang mencukupi. Akibatnya, adalah perkara biasa bagi syarikat-syarikat untuk menyewa perunding luar, penjaga buku atau perkhidmatan gaji untuk mendeposit pembayaran cukai, memproses W-2, menguruskan persaraan dan pelan insurans dan melakukan tugas berkaitan gaji lain.
Maklumat pekerja
Semasa proses sewa baru, syarikat mesti mengumpul maklumat seperti insurans perubatan dan borang W-4 untuk menentukan apa yang perlu ditolak daripada gaji pekerja. Bentuk-bentuk ini juga menyediakan majikan dengan maklumat penting, seperti nombor Jaminan Sosial pekerja dan jumlah pegangan mereka untuk tujuan cukai persekutuan dan negeri. Sistem ini juga mesti mengesan dan memproses perubahan yang dibuat kepada status pengecualian cukai, pencen, pelan insurans atau dana persaraan pekerja.
Maklumat gaji
Sebagai sebahagian daripada proses sewa baru, sistem penggajian termasuk komponen yang menamakan pekerja sepenuh masa, sambilan dan kontraktor. Mengelaskan pekerja dalam sistem gaji adalah penting kerana kerajaan menjatuhkan hukuman yang tinggi terhadap syarikat yang mengkategorikan pekerja dengan tidak betul.
Timesheets
Tanpa mengetahui bilangan jam pekerja telah bekerja, majikan tidak dapat menentukan apa yang perlu dibayar kepada pekerja. Walaupun sesetengah pekerja dibayar gaji, yang lain diberi pampasan setiap jam atau ditetapkan sebagai pekerja tidak berkempen. Sistem penggajian termasuk maklumat julat masa atau kawasan di mana jam pekerja setiap jam dan tidak dapat dicatat dan disemak untuk ketepatan. Maklumat boleh dikumpulkan melalui jam masa berkomputer, jam setem kad punch atau kertas masa kertas.
Cukai dan potongan yang dikenakan
Walaupun IRS menyediakan syarikat dengan jadual cukai untuk mengira penangguhan cukai pekerja, vendor dan sistem komputer gaji juga boleh membekalkan maklumat ini. Majikan mesti mempertimbangkan pendapatan tahunan, gaji dan elaun cukai tahunan semasa meringkaskan cukai yang dikenakan. Di samping itu, sistem gaji mesti mengira potongan yang dibuat melalui pelan pencen, 401 (k), pelan insurans, yuran kesatuan dan garisan. Jabatan gaji juga memantau pinjaman dan potongan lain yang mempunyai jumlah cap dan berhenti potongan gaji apabila jumlah keseluruhan telah dibayar balik.
Daftar daftar gaji
Daftar daftar gaji meringkaskan pendapatan pekerja dan maklumat potongan dalam entri jurnal yang dimasukkan ke dalam buku besar untuk tujuan perakaunan dan penyelidikan umum. Daftar gaji juga digunakan untuk membuat laporan cukai. Dokumen-dokumen ini disediakan oleh kakitangan gaji atau dijana menggunakan sistem komputer gaji.
Pembayaran manual
Kadang-kadang, syarikat mengeluarkan gaji manual kepada pekerja antara tempoh bayaran kerana penamatan atau kesalahan gaji. Sistem penggajian mesti mengira jumlah cek dalam daftar daftar gaji untuk tujuan cukai dan pelaporan. Ini memastikan bahawa jumlah penahanan cukai majikan diselaraskan dengan potongan pekerja.
