Surat bulat digunakan untuk berkongsi maklumat yang sama dengan khalayak yang besar. Ia berbeza dengan tujuan dari surat peribadi, yang menghantar maklumat tertentu kepada satu atau beberapa penerima. Surat pekeliling sering digunakan untuk mengumumkan maklumat baru atau untuk memperjelaskan dasar. Mereka agak umum dalam topik, kerana ia dibaca secara meluas. Menulis surat melampirkan apa saja memerlukan beberapa langkah penting.
Ketahui khalayak anda. Untuk surat pekeliling, pembaca adalah pelbagai, jadi sukar untuk mengukur tahap pengetahuan khalayak atau pengetahuan anda dengan kandungan yang ingin anda bagikan. Bagaimanapun, pertimbangkan majoriti kemungkinan pembaca apabila anda menulis, supaya surat anda berguna kepada kebanyakan orang.
Membezakan antara surat pekeliling dalaman dan luaran. Surat pekeliling dalaman, walaupun diedarkan kepada kumpulan besar, masih terhad kepada kumpulan. Contohnya, perniagaan boleh mengedarkan surat dalaman kepada pekerja mengenai dasar syarikat baru. Sebaliknya, surat luaran akan menjadi surat yang diedarkan kepada semua pelanggan atau kepada orang ramai.
Gunakan nada dan suara sesuai untuk jenis komunikasi (dalaman atau luaran) yang mana surat bulat akan berfungsi. Sebagai contoh, nada tegas akan sesuai untuk surat pekeliling kepada semua pekerja yang menangani keletihan atau ketidakhadiran. Walau bagaimanapun, nada tegas tidak sesuai untuk digunakan untuk surat untuk diedarkan kepada pelanggan.
Kongsi maklumat yang diberi kuasa sahaja. Oleh kerana surat pekeliling dimaksudkan untuk penonton yang besar, mereka tidak sesuai untuk mendedahkan maklumat sulit atau butiran yang tidak dimaksudkan untuk penonton yang meluas.
