Bilik persidangan digunakan oleh eksekutif syarikat untuk mengadakan mesyuarat dan menganjurkan acara untuk rakan-rakan atau ahli perniagaan. Persediaan bilik persidangan sangat mempengaruhi bagaimana orang mengalami pertemuan, kerana mereka yang duduk di belakang mungkin tidak dapat mendengar atau melihat segala-galanya yang sedang berlaku di hadapan bilik. Sebelum memulakan bilik persidangan, analisis ruang untuk menentukan persediaan apa yang terbaik untuk ruang yang diberikan. Dengan cara ini semua orang yang terlibat akan mempunyai pengalaman yang sama semasa persembahan atau peristiwa.
Berjalan di sekitar bilik persidangan sebelum anda mula merancang ruang. Cari semua kedai elektrik di ruang, kerana bahagian depan bilik mungkin memerlukan kedai elektrik. Projektor dan skrin mungkin memerlukan elektrik untuk berfungsi, jadi letakkan bahagian depan bilik di mana cawangan boleh didapati. Ini dilakukan untuk meminimumkan wayar di atas lantai, kerana orang ramai boleh mengembara ketika mereka berjalan di bilik persidangan.
Menganalisasikan saiz ruang dan membandingkan saiz dengan keperluan syarikat. Jika syarikat sedang mencari ruang untuk mengadakan pertemuan dengan 20 orang atau kurang pada satu-satu masa, persediaan meja dan kerusi adalah berbeza daripada ruang yang memerlukan menampung beratus-ratus orang pada satu masa tertentu. Menggunakan persembahan gaya teater dengan baris yang dibangkitkan mungkin lebih berkesan untuk beratus-ratus orang berbanding dengan persediaan U-bentuk, kerana konfigurasi U-bentuk lebih sesuai untuk 20 orang atau kurang. Satu meja persidangan hanya boleh digunakan jika syarikat hanya merancang untuk menjadi tuan rumah kurang dari 15 orang pada satu masa, kerana pekerja yang terletak di satu hujung meja mesti dapat mendengar orang yang duduk di sebaliknya.
Tambah skrin persembahan atau projektor ke bahagian depan sebelum menambah jadual dan kerusi ke ruang. Pasang semua peranti elektrik dan sembunyikan wayar di sepanjang dinding atau di bawah permaidani.
Letakkan jadual dalam konfigurasi yang dikehendaki yang telah anda pilih untuk bilik persidangan. Jadual-jadual itu harus diletakkan berdekatan, jika anda menggunakan kaedah U-shape. Persediaan teater memerlukan jadual untuk ditempatkan pada kotak atau platform yang dibangkitkan. Letakkan platform di ruang yang dikehendaki sebelum anda mula menambah jadual.
Berjalan mengelilingi ruang dan letakkan diri di belakang meja untuk menguji jika setiap kerusi boleh diterima dari segi melihat bahagian depan bilik tanpa halangan. Jangan letakkan seseorang di tempat duduk di mana dia tidak dapat melihat bahagian hadapan. Lakukan ini sebelum kerusi ditambah ke bilik, kerana mungkin lebih sukar untuk mengubah persediaan dengan kerusi dan meja di dalam bilik.
Tambah semua kerusi ke bilik persidangan dan letakkan kerusi di bawah meja untuk menjimatkan ruang lantai. Ini akan menjadikan bilik persidangan lebih besar dan lebih teratur.
Tambah botol air, pen, pad kertas dan dan mungkin buah ke meja persidangan sebelum acara.
