Mengadakan mesyuarat perniagaan untuk orang Jepun adalah sama seperti mesyuarat perniagaan lain: merujuk kepada peserta dengan nama keluarga mereka yang terakhir (dan jika anda bercakap dalam bahasa Jepun, ikuti nama keluarga dengan kehormatan -san); memberitahu peserta masa permulaan dahulu; menyediakan pilihan kopi, teh atau air; bermula pada masa; jangan mengganggu orang apabila mereka bercakap; tinggal dalam topik; elakkan penggunaan jenaka; dan bersiap sedia untuk pertanyaan peribadi.
Persediaan
Beritahu semua peserta dari waktu permulaan seawal mungkin, dan pastikan semua orang-orang Jepun dan bukan Jepun-sama-sama memahami bahawa pertemuan akan bermula pada masa ini. Budaya Jepun memberikan penekanan yang tinggi terhadap pertimbangan orang lain, dan ketepatan masa adalah tanda penghormatan.
Pilih lokasi yang tenang jika boleh. Ramai orang Jepun berbahasa Inggeris, atau belajar bahasa Inggeris, tetapi bunyi latar belakang boleh membuat sukar untuk mengikuti perbualan. Mempunyai pertemuan di lokasi yang tenang akan memastikan persekitaran mendengar yang selesa.
Sediakan pilihan minuman. Bertentangan dengan stereotaip popular, tidak semua orang Jepun minum teh Jepun, terutama tidak pada pertemuan perniagaan dengan orang bukan Jepun. Ia adalah yang terbaik, jika boleh, untuk menyediakan peserta dengan pilihan kopi, teh, teh dan air Jepun.
Pastikan terdapat ruang meja yang mencukupi bagi orang untuk meletakkan kertas dan, jika mereka memerlukan, kamus elektronik. Sekali lagi, ramai orang Jepun berbahasa Inggeris, tetapi mereka mungkin mahu, dari semasa ke semasa, untuk memeriksa maksud perkataan yang tidak jelas atau tidak diketahui semasa mesyuarat.
Sediakan masa sebelum mesyuarat bermula untuk orang untuk menukar kad niaga dan secara tidak rasmi memperkenalkan diri kepada satu sama lain. Bertukar kad perniagaan adalah perbuatan penting dan wajib bagi orang-orang perniagaan Jepun.
Memulakan Mesyuarat
Isyarat bahawa mesyuarat akan bermula, membolehkan orang mengorganisir diri dan menyediakannya.
Memperkenalkan peserta. Sekiranya anda sedang mengadakan mesyuarat di Jepun, gunakan gaya pengenalan Jepun: organisasi pertama, nama keluarga kedua diikuti dengan "-san." diberi nama terakhir. Anda boleh memilih untuk membiarkan peserta memperkenalkan diri; ini dapat diterima dengan sempurna, dan, jika dalam bahasa Inggeris, orang Jepun boleh menikmati cabaran untuk memaparkan keupayaan bahasa Inggeris mereka di depan kumpulan.
Nyatakan tujuan dan matlamat mesyuarat. Ini sepatutnya diumumkan terlebih dahulu, tetapi ia akan membantu orang jika mereka diingatkan. Menginap pada topik adalah tanda pertimbangan di Jepun.
Melaksanakan Mesyuarat
Jangan mengganggu orang apabila mereka bercakap. Benarkan penceramah masa untuk membuat titik. Di Jepun, orang cenderung menerangkan mata dengan memberi alasan pertama dan kemudian menyatakan titik, sedangkan orang dalam budaya Barat menyatakan titik pertama dan kemudian memberi alasan. Ini gaya komunikasi yang berbeza boleh menjadi sumber ketidaksabaran di pihak Barat, dan paling baik ditangani dengan tidak mengganggu.
Menginap pada topik. Teruskan sebarang persoalan atau anekdot untuk akhir atau mesyuarat.
Elakkan penggunaan humor. Walaupun budaya Jepun berubah, dan humor agak biasa di Jepun, masih ada yang terbaik untuk mengelakkan humor dalam mesyuarat perniagaan. Humor boleh menjadi pertanda persahabatan bagi orang Amerika, tetapi bagi orang-orang perniagaan Jepun, ia boleh menjadi tanda ketidakmampuan, dan juga mengendalikan risiko tidak melanggar bahasa atau penghalang budaya.
Bersedia untuk soalan terus. Laman web "Terjemahan Asing" memberi amaran kepada pembaca bahawa orang Jepun cenderung langsung dalam pertanyaan mereka ketika mengenali orang baru (lihat Rujukan 1). Soalan seperti "Berapa banyak wang yang anda buat?" "Adakah anda bujang?" atau "Berapa umur anda?" boleh berlaku. Sekiranya anda tidak selesa menjawab soalan tersebut, dapatkan cara yang sopan untuk membelokkan soalan dan tidak menunjukkan kesalahan.
