Sama ada anda menghantar e-mel, menangani surat pos atau menulis kepada kumpulan besar pelanggan anda, anda perlu memastikan anda melakukannya dengan baik: dengan jelas, ringkas dan tepat. Memahami bagaimana untuk menangani surat pelanggan besar akan menjadikan komunikasi sebagai pemilik perniagaan lebih mudah dan lebih lancar.
Pilih Perjumpaan Hak
Anda mungkin tidak ingat ini dari bahasa Inggeris sekolah tinggi, tetapi salam adalah ucapan yang anda gunakan untuk memulakan surat, e-mel, memo atau komunikasi lain. Salam penghormatan tradisional adalah "Dear Mr. atau Ms Last Name." Tetapi kerana anda menangani sekumpulan orang, pertimbangkan salam yang lebih luas, seperti "Pelanggan yang dihargai." Hanya mengatakan "Salam" juga sesuai untuk kebanyakan situasi. Berhati-hati dengan "Kepada siapa yang boleh dibimbangkan." Ia tidak bersifat peribadi dan boleh mewujudkan kesan salah terhadap jenama anda.
Pertimbangkan Perniagaan dan Pelanggan Anda
Adakah pelanggan anda yang ideal dan rendah? OK dengan nada kurang formal? Maka mungkin OK untuk pergi dengan salutasi yang kurang rasmi seperti "Hey," "Hi" atau sesuatu musiman seperti "Selamat musim bunga!" Anda boleh menjadi lebih spesifik tentang cara anda merujuk kepada pelanggan anda. Sebagai contoh, jika anda memenuhi sebahagian besar keluarga, anda boleh menangani pelanggan anda sebagai "Ibu Bapa" atau "Ibu sibuk." Mengetahui kata-kata yang akan menarik minat dan perhatian pelanggan anda.
Jika perniagaan, jenama dan pelanggan anda sedikit lebih formal dan tradisional, salam penghormatan, "Pelanggan atau pelanggan yang dihormati" berfungsi dengan baik. Anda juga boleh menggunakan kata sifat tertentu, seperti "pelanggan setia" atau "pelanggan yang dihargai."
Jangan Takut untuk Menggunakan Personaliti Sedikit
Bergantung kepada sebab untuk e-mel anda, anda boleh punch up your greetings. Adakah anda mengumumkan jualan, mengemas kini maklumat tentang produk khas atau baru, atau hanya membiarkan pelanggan mengetahui apa yang baru di perniagaan anda? Jika ya, sesuatu yang menunjukkan keperibadian jenama anda boleh berfungsi dengan baik, seperti "pemburu murah Hello!" atau "Selamat datang ke musim sejuk, salju!"
Sekiranya anda mengumumkan satu isu yang anda alami dalam perniagaan anda atau beberapa berita lain yang kurang senang, tidak sesuai untuk membuat ucapan awal anda lucu, comel atau dirumuskan dengan keperibadian. Dalam kes itu, berpegang kepada asas-asas.
Pastikan Anda Memantul dan Mendapatkan Modal Dengan Sesuai
Pastikan anda mengambil huruf pertama dari perkataan pertama salutasi anda, seperti dalam "Rakan yang dihormati." Jangan memanfaatkan setiap huruf pertama kata-kata dalam salam, seperti dalam "Pelanggan Halo Loyal," yang tidak betul dari segi tatabahasa. Gunakan koma daripada colon formal-perniagaan selepas salam untuk mencipta kesan mesra, dan pastikan ia berada dalam barisan dengan sendirinya. Mulakan badan surat pada baris di bawah ucapan salam.
