Setiap majikan mempunyai kewajipan moral dan undang-undang untuk melindungi perniagaan dan pekerja mereka dari salah laku haram dan dari tindakan yang mewujudkan persekitaran kerja yang bermusuhan. Mengendalikan penyiasatan pada bila-bila masa anda menerima aduan atau mempunyai sebab untuk mempercayai pekerja terlibat dalam salah laku adalah penting untuk memenuhi tanggungjawab ini. Kecuali anda mempunyai sebab yang sah untuk tidak melakukannya, memaklumkan kepada pihak yang terlibat bahawa siasatan akan berlaku adalah langkah pertama yang biasa.
Format Memo Dalaman
Walaupun anda boleh merangka huruf menggunakan format memo atau surat perniagaan, memo lebih sering digunakan untuk komunikasi dalaman. Di samping itu, judul atau baris subjek yang biasa dalam memo boleh menjadikan format ini lebih berkesan. Selain baris tajuk, memo juga termasuk tarikh, nama setiap penerima dan nama dan tajuk penghantar. Jajar kiri dan ruang tunggal setiap perenggan di dalam badan memo dan gunakan ruang ganda antara perenggan. Termasuk nota khas untuk menandakan memo sebagai rahsia dan untuk menunjukkan sama ada memo itu termasuk apa-apa lampiran atau lampiran.
Pekerja Tertuduh
Beritahu tertuduh secara bertulis sebelum penyiasatan bermula. Surat penyiasatan harus menjelaskan tuduhan dengan seberapa banyak yang mungkin, termasuk nama, tarikh dan keadaan. Jelaskan proses penyiasatan, mengenalpasti hak-hak hukum yang dituduh oleh orang yang dituduh dan memberitahu orang yang dituduh dia akan berpeluang menceritakan kisahnya secara bertulis dan semasa wawancara peribadi. Beritahu orang sama ada ia "perniagaan seperti biasa" atau sama ada tugas atau tugasnya memerlukan pengubahsuaian sehingga siasatan selesai.
Pemberitahuan Penyiasatan Menunggu
Termasuk penyelia terdekat pekerja dan pengurus jabatan dalam pemberitahuan awal. Surat tersebut harus menjelaskan sifat dan skop penyiasatan yang sedang menunggu. Di samping itu, surat itu harus menggariskan langkah-langkah yang akan diambil sebelum penyiasatan bermula, seperti perakaunan dan perlindungan aset perniagaan dan harta atau mengubah tugas pekerja. Akhirnya, surat itu harus menyatakan sama ada penyelia dan pengurus akan mengambil bahagian dalam siasatan, dan jika demikian, mentakrifkan peranan dan tanggungjawab tertentu.
Surat Temu Temu Siasatan
Surat juga harus pergi ke sesiapa sahaja yang anda bercadang untuk mewawancarai sebagai hasil penyiasatan. Walau bagaimanapun, tidak seperti pemberitahuan siasatan yang belum selesai, yang mungkin termasuk lebih daripada satu penerima, pemberitahuan wawancara harus memasukkan penerima tunggal dalam alamat alamat tidak kira berapa banyak huruf yang anda hantar. Surat itu tidak boleh memberikan butiran khusus, tetapi sebaliknya hanya menyatakan bahawa pekerja itu boleh ditemubual sebagai sebahagian daripada penyiasatan yang sedang berjalan, memberikan nama orang yang akan melakukan wawancara dan menetapkan harapan penuh kerjasama. Di samping itu, surat harus menyatakan memo adalah maklumat sulit dan tidak sesuai untuk perbincangan antara pejabat.
