Pemilik perniagaan mesti teliti dengan setiap aspek usaha mereka. Usahawan yang ceroboh atau malas kehilangan masa dan mengasingkan wang melalui hujung yang longgar; Tambahan lagi, jika rekod perniagaan dan sistem perakaunan tidak tepat, pemilik boleh didakwa melanggar undang-undang buruh negeri dan persekutuan. Satu sistem sedemikian yang perlu tepat ialah sistem pembayaran gaji.
Menjana Laporan Tahun-ke-Tarikh yang tepat untuk Pendapatan Pekerja
Sistem gaji harus dapat menyimpan dan menghasilkan laporan yang tepat mengenai pendapatan pekerja. Dari sudut pandangan pemilik perniagaan, dapat menghasilkan laporan pendapatan yang terkini sehingga membuat pemfailan cukai perniagaan sedikit lebih mudah: jumlah yang digunakan untuk mengira potongan cukai untuk perbelanjaan perniagaan mengenai pekerja (khusus, pendapatan pekerja) dapat diakses dengan mudah. Dari sudut pandang pekerja, dapat meminta majikan untuk mencatat pendapatannya mungkin kritikal untuk mendapatkan pinjaman atau bantuan negara (seperti hilang upaya atau faedah pengangguran).
Menjana Paychecks dan Pay Stubs
Objektif yang sama penting dari sistem gaji adalah untuk menjana gaji dan membayar stok. Mengkomputerkan tugas ini menjimatkan masa dan wang pemilik dan pemilik perniagaan; dan bukannya mengkaji semula kad masa secara manual dan mengira jumlah cek berdasarkan jam bekerja, sistem pembayaran harus dirancang untuk mengira angka-angka ini secara automatik. Pekerja menghargai sistem gaji yang tepat pada masanya: ia mengurangkan kebimbangan tentang menerima pemeriksaan pada masa dan kebimbangan apa-apa tentang menerima cek untuk jumlah yang salah.
Membantu Pemilik Mematuhi Hukum Buruh
Sistem gaji harus mematuhi undang-undang buruh negeri dan persekutuan dengan lebih mudah, sementara pada masa yang sama membantu pemilik mengurangkan overhead. Sebagai contoh, undang-undang persekutuan memberi mandat bahawa pekerja dibayar lebih masa jika mereka bekerja lebih dari 40 jam dalam satu minggu kerja.
Sistem pembayaran gaji mesti secara automatik faktor dalam pembayaran lebih masa. Ini membantu majikan tinggal dalam undang-undang apabila tiba masa untuk membayar lebih masa. Selain itu, kerana majikan boleh menggunakan sistem untuk memeriksa bilangan jam kerja pekerja, majikan boleh beralih jadual untuk mengelakkan membayar lebih masa tambahan (dengan itu membantu majikan mengekalkan kos lebih rendah).
Selanjutnya, sistem gaji harus dapat mencetak borang cukai dan angka-angka yang diperlukan oleh negara lain (seperti jumlah FICA) untuk mematuhi undang-undang buruh.
