Persaingan untuk kesetiaan pengguna menjadikannya penting bagi syarikat untuk melakukan semua yang mereka dapat untuk memenuhi keperluan pelanggan secara munasabah. Untuk terus berada di landasan dengan keutamaan perkhidmatan mereka, banyak syarikat mengguna pakai piagam perkhidmatan pelanggan, satu dokumen yang menguraikan matlamat dan proses perkhidmatan pelanggan. Menulis piagam perkhidmatan pelanggan tidak mengambil banyak masa atau wang.
Mengembangkan pernyataan umum mengenai perniagaan anda yang menerangkan apa yang anda lakukan atau apa produk dan perkhidmatan yang anda tawarkan. Sebagai contoh, jika anda memiliki sebuah syarikat perhiasan, gambaran anda boleh menjadi "Syarikat XYZ adalah perniagaan artisan yang mencipta perhiasan buatan tangan yang terbuat dari batu permata asli."
Tulis matlamat perkhidmatan pelanggan anda. Sebagai contoh, jika anda memiliki firma reka bentuk grafik, matlamat anda boleh menyelesaikan pesanan dalam tempoh masa yang disebutkan dengan kurang daripada tiga semakan. Jika anda menjalankan kedai kasut olahraga, matlamat perkhidmatan pelanggan anda dapat membantu setiap pelanggan mencari kasut yang paling sesuai untuk sukan mereka, dan cukup berpengetahuan untuk menjawab semua dan semua soalan mengenai kasut sukan.
Tuliskan hak pelanggan anda kerana ia berkaitan dengan perniagaan anda. Sebagai contoh, kedai pakaian mungkin menganggap bahawa pelanggan mereka mempunyai hak untuk memberi bantuan yang sopan, tepat pada masanya dan membuat pembayaran cepat.
Tambah bahagian kepada piagam anda yang merinci apa yang akan dilakukan oleh syarikat anda untuk memastikan anda memenuhi matlamat perkhidmatan pelanggan anda dan mematuhi hak pelanggan anda. Kembali ke contoh kedai pakaian, anda boleh memutuskan bahawa anda akan menyimpan semua paparan yang rapi atau teratur, menyambut setiap pelanggan dengan senyuman, dan kerap memperkenalkan tren baru ke inventori anda.
Perhatikan dalam piagam anda yang boleh dilakukan oleh pelanggan jika mereka tidak merasakan hak mereka dihormati, atau jika matlamat perkhidmatan pelanggan anda tidak dipenuhi. Ini mungkin termasuk alamat pos, nombor telefon atau alamat e-mel kepada jabatan aduan pelanggan atau pengurus syarikat.
Siarkan piagam khidmat pelanggan di laman web syarikat, blog, atau di kedai atau pejabat anda.
