Surat akujanji ditulis oleh satu pihak kepada yang lain, menerangkan skop kerja yang akan disediakan. Surat-surat ini biasa dengan kontraktor, penyedia perkapalan dan pelabur hartanah. Walaupun bukan kontrak, surat itu merupakan jaminan harapan dan persetujuan yang telah dibincangkan sebelumnya. Tulis surat janji dalam bahasa yang jelas dan ringkas untuk mengelakkan kekeliruan.
Aspek Perjanjian Formal
Surat akujanji bukanlah kontrak. Kontrak ditandatangani oleh kedua-dua pihak dan sering mengandungi penafian dan banyak jargon yang sah. Walaupun surat akujanji bukan kontrak, ia adalah perjanjian formal dengan ramalan yang sah di mahkamah. Surat menyatakan niat penghantar dengan butiran tentang bagaimana projek akan dilakukan. Pengirim menandatangani surat itu dengan suci hati mengetahui bahawa kedua-dua pihak telah menyepakati syarat tersebut. Penerima mengharapkan ketibaan surat itu dan tidak seharusnya terkejut dengan kandungannya.
Jelas Rangka Niat
Surat akujanji dengan jelas menyatakan niat pengirim menggunakan bahasa biasa. Niat termasuk tarikh permulaan, kos dan tempoh yang dijangka siap untuk projek itu. Merumuskan kos mengikut terma yang dipersetujui, sama ada untuk keseluruhan projek atau secara per jam atau per hari.
Surat itu juga jelas menjelaskan kerja yang harus dilakukan. Contohnya surat surat pelukis menyatakan apa bahagian rumah akan dicat, seperti dalaman atau luaran, menentukan warna yang akan digunakan. Apa-apa peralatan seperti perancah juga dinyatakan dalam surat itu dengan apa-apa kos tambahan atau keperluan yang dijangkakan seperti akses hartanah. Pelukis adalah pengarang surat tersebut, memberikannya kepada pemilik rumah sebelum kerja bermula.
Syarat Penamatan
Walaupun surat akujanji ditulis dan ditandatangani oleh hanya satu pihak, ia berdasarkan kesepakatan bersama. Oleh itu, pihak-pihak mempunyai hak untuk menamatkan kontrak. Sebab-sebab yang mungkin untuk penamatan dicantumkan dalam surat tersebut. Sebab mungkin termasuk kelewatan yang dilanjutkan, kos yang tidak dijangka atau pelanggaran perjanjian lain.
Bagaimana Format Huruf Bertindak
Amalan pemformatan standard untuk surat perniagaan menggunakan margin 1 inci sama rata di semua pihak. Gunakan fon profesional seperti Times New Roman atau Arial dalam saiz fon 11 atau 12 titik. Gunakan format blok dengan semua baris bermula pada margin kiri dengan satu ruang antara blok maklumat. Blok pertama adalah nama penghantar dan maklumat hubungan yang diikuti oleh blok kedua, iaitu tarikh surat tersebut. Blok seterusnya ialah nama penerima dan maklumat hubungan yang diikuti oleh salam dan kemudian badan utama maklumat. Pastikan profesional penutupan, dan tandatangani surat itu dengan dakwat hitam atau biru.
