Resepsionis biasanya orang pertama yang anda lihat ketika memasuki pejabat, yang menjadikan mereka perwakilan penting dari perusahaan yang mereka kerjakan dan profesional lain di kantor. Mengamati etika perniagaan adalah sebahagian besar daripada tugas penyambut tetamu, tetapi pendapat yang berbeza dan berubah dari apa yang membentuk adab yang baik menjadikan sukarelawan atau penyelia untuk menentukan tingkah laku yang sesuai.
Kepentingan
Kepentingan resepsi sebagai orang yang memberikan kesan pertama kepada penelepon dan pelawat sukar untuk dilebih-lebihkan. Resepsionis dengan sikap kurang sopan menetapkan nada negatif sebelum mesyuarat dan gagal memberi inspirasi kepada pelanggan berpotensi. Sebaliknya, penyambut tetamu yang memerhati etika perniagaan memberikan rasa profesionalisme dan kecekapan yang kuat. Ini bukan sahaja meningkatkan imej syarikat kepada orang luar tetapi juga membantu pekerja lain merasakan seolah-olah pejabat mereka adalah tempat yang profesional untuk bekerja.
Jenis
Resepsionis mewakili majikan mereka dalam pelbagai cara. Menjawab panggilan telefon dan pengunjung ucapan adalah dua tugas yang paling biasa untuk penyambut tetamu, dan kedua-duanya memerlukan etika yang betul. Dasar syarikat mungkin memerlukan penyambut tetamu untuk menggunakan skrip telefon yang telah ditetapkan semasa menerima panggilan dan menghubungi pelbagai jenis pelanggan. Dalam kes lain, penyambut tetamu dibenarkan menggunakan kebijaksanaan mereka sendiri dalam mengendalikan setiap interaksi dengan tahap formaliti dan profesionalisme yang berbeza, walaupun sesuai. Individu yang bekerja di pejabat kadang-kadang menyerahkan peraturan tambahan kepada penyambut tetamu, seperti ketika dan bagaimana penyambut tetamu boleh menghubungi mereka.
Latihan
Walaupun sesetengah pejabat memerlukan penyambut tetamu untuk memegang ijazah sekolah atau kolej, kebanyakan latihan etika resepsi berlaku di tempat kerja. Resepsionis mungkin mula bekerja di pejabat dengan kedudukan yang tidak memerlukan interaksi, seperti pekerjaan kemasukan data atau pembantu pejabat. Perhatian kepada dasar syarikat dan bagaimana tindakan pihak penerima bertindak boleh melengkapkan pekerja baru untuk kedudukan penyambut tetamu yang pertama kali, yang akan menghasilkan pengalaman yang berguna dalam mengejar pekerjaan resepsi lain.
Pertimbangan
Setiap industri dan pejabat mempunyai peraturan sendiri untuk etika resepsi. Sesetengah pejabat memerlukan mod pakaian dan ucapan rasmi. Orang lain mengenakan etika yang lebih santai untuk membuat pelanggan berasa santai dan selamat datang. Komunikasi antara penyambut tetamu dan penyelia baru adalah penting supaya semua orang tahu apa yang diharapkan. Sebagai penyambut tetamu, jika anda tidak pasti tentang etika untuk situasi tertentu, dengan sopan maafkan diri anda dan minta penyelia atau penyambut tetamu kanan bagaimana anda harus bertindak balas.
Petua
Walaupun setiap pejabat berbeza, penyambut tetamu masih boleh mendapat manfaat daripada beberapa petua yang sama. Pelbagai tugas adalah penting untuk prestasi kerja yang baik, tetapi apabila seseorang memasuki pejabat, penting untuk memberi perhatian penuh kepada anda. Ini bermakna meletakkan panggilan ditahan atau menyelesaikannya dengan cepat, menetapkan kertas dan membuat hubungan mata langsung. Ruang kerja penyambut tetamu harus bebas daripada kekacauan untuk memperlihatkan sikap yang lebih profesional dan juga untuk memudahkan tugas-tugas mudah diselesaikan seperti mencari maklumat dan menawarkan seseorang pen untuk mengisi borang. Akhirnya, ketika memimpin seseorang ke pejabat, resepsionis harus selalu memimpin untuk memastikan tetamu bahawa kehadirannya dibenarkan dan untuk menyelamatkannya malu kerana tidak mengetahui ke mana harus pergi.
