Sistem penomboran untuk dasar dan prosedur membantu pengguna menavigasi melalui manual berasaskan kertas atau dalam talian. Sistem yang bersistem kedua-duanya menyediakan organisasi logik dan memastikan pengguna dapat mencari maklumat tanpa perlu mengimbas setiap halaman dan menuju. Organisasi Jabatan dan sistem penomboran angka atau alfanumerik adalah cara yang mudah tetapi berkesan untuk memastikan bahawa dasar atau prosedur hanya mempunyai satu lokasi yang mungkin di dalam manual.
Tata Letak Dasar dan Penomboran Halaman
Atur dasar mengikut abjad, termasuk masing-masing sebagai bab berasingan, dan nombor setiap bab menggunakan nombor kompaun, seperti 1.0 dan 2.0. Sebagai contoh, jika dasar jabatan sumber manusia menduduki bab lima, gunakan "5.0 - Sumber Manusia" sebagai tajuk bab. Isikan halaman dalam setiap bab dalam urutan berurutan, bukan dalam susunan berurutan dari awal hingga akhir manual.
Penomboran Prosedur
Buat nombor bagi prosedur dengan memasukkan nombor bab. Sebagai contoh, jika "5.0 - Sumber Manusia" merangkumi enam prosedur, nombor ini dari 5.1 hingga 5.6, dan masukkan nama setiap prosedur. Gunakan lekapan, huruf kecil dan angka roman kes kecil untuk mengenal pasti langkah-langkah dan sub-langkah dalam setiap prosedur. Sebagai contoh, jika prosedur penamatan menduduki kedudukan 5.2, gunakan huruf "a, b dan c" untuk mengenal pasti langkah-langkah dalam menamatkan pekerja. Jika mana-mana langkah-langkah ini termasuk sub-langkah, kenalpasti ini menggunakan nombor roman kes kecil seperti, "i, ii, iii."
Pertimbangan Sistem Penomboran
Walaupun sistem penomboran yang baik membolehkan semakan semula, ia tidak semata-mata tidak jelas mengenai penambahan. Jika boleh, kumpulkan manual dan buat sistem penomboran hanya selepas anda selesai mencipta semua dasar dan prosedur yang diperlukan. Jika tidak, anda sama ada perlu menambah dasar baru pada akhir manual atau nombor semula semua untuk mengekalkan susunan abjad.
