Dokumen skop projek adalah penting untuk memperjelas hasil projek, sama ada projek itu sedang membangunkan perisian atau lanskap halaman. Dokumen skop projek sering dibuat oleh pengurus projek atau penganalisis, bekerja rapat dengan pelanggan dan ahli pasukan projek yang lain. Setelah skop selesai, ia perlu dikaji semula dengan pelanggan, pasukan dan pengurusan untuk mengesahkan bahawa ia adalah tepat, semua pihak yang berminat bersetuju dan hasil projek tersebut akan memenuhi keperluan pelanggan. Skop ini harus diluluskan oleh pelanggan dan ahli organisasi anda mengikut proses pembangunan anda.
Sediakan untuk Kajian Tinjauan Projek
Buat senarai semua pelanggan dan ahli pasukan yang perlu menyemak semula dokumen skop. Semak dokumen permulaan projek atau berunding dengan pengurus projek untuk mengumpul maklumat ini.
Sediakan mesyuarat dan jemput semua ahli pasukan. Mesyuarat itu mungkin secara peribadi atau mungkin maya, bergantung pada struktur dan teknologi organisasi anda.
Hantar dokumen skop yang lengkap ke senarai. Hantar beberapa hari sebelum mesyuarat untuk memberi peserta masa yang mencukupi untuk mengkaji semula.
Buat salinan dokumen untuk dibawa ke mesyuarat fizikal. Walaupun anda bercadang untuk memaparkan salinan elektronik pada projektor atas atau peranti yang serupa, beberapa peserta anda mungkin lebih selesa bekerja dari salinan keras.
Lakukan Kajian Tinjauan dengan Pelanggan dan Anggota Tim
Bertemu dengan pelanggan dan pasukan. Baca melalui dokumen, terutamanya bidang-bidang yang lebih rumit atau lebih tertakluk kepada tafsiran. Walaupun anda telah menghantar dokumen terlebih dahulu, menjangkakan bahawa kebanyakan peserta tidak menulisnya.
Tangkap apa-apa soalan atau perubahan kepada skop dokumen.
Kemas kini skop dengan jawapan kepada soalan dan perubahan lain, dan hantarkan kepada pelanggan dan ahli pasukan projek, meminta tanda tangan dan kelulusan dokumen.
Petua
-
Di sesetengah organisasi, anda mungkin sukar untuk menjadualkan mesyuarat yang boleh dihadiri oleh semua orang. Ketahui orang yang benar-benar mesti hadir sendiri, dan jadwalkan kalendar mereka. Mengikuti orang lain yang tidak dapat hadir sama ada melalui e-mel atau panggilan telefon untuk melihat jika mereka mempunyai sebarang komen mengenai dokumen skop.
