Apabila organisasi anda berkembang ke titik di mana beberapa jenis struktur pentadbiran diperlukan, terdapat beberapa dokumen yang anda ingin draf untuk menentukan struktur itu. Yang pertama akan menjadi dokumen piagam. Dokumen asas ini mentakrifkan tujuan organisasi dan bagaimana ia akan distrukturkan. Tiada format yang diiktiraf secara universal untuk dokumen piagam. Tahap perincian mungkin berbeza-beza, bergantung kepada saiz organisasi, tetapi ada garis asas untuk maklumat yang disertakan.
Tulis Dokumen Piagam
Mulakan dengan mendefinisikan misi organisasi anda. Kenyataan misi ini akan menjadi ringkasan untuk seluruh dokumen, jadi ia harus khusus dan terperinci. Ia harus menguraikan matlamat organisasi dan menerangkan secara ringkas rancangannya untuk mencapainya.
Perincian apa yang diperlukan untuk menjadi ahli organisasi. Sekiranya ada bayaran untuk membayar, keperluan kecekapan atau cubaan, tandakan mereka di sini bersama-sama dengan butiran bagaimana ia akan digunakan dan dikuatkuasakan.
Tentukan bagaimana organisasi akan ditadbir. Sekiranya ada lembaga pengarah, tentukan setiap kedudukan untuk memasukkan tugas yang diharapkan dan kegiatan sehari-hari. Daripada lembaga pengarah, boleh ada presiden, setiausaha dan bendahari atau apa jawatan lain yang mungkin anda dapati. Apa saja tajuk dan struktur yang anda pilih, terperinci mengenai apa yang diharapkan dari orang yang memegang tajuk ini.
Mulakan dengan pernyataan misi anda untuk menentukan organisasi anda untuk mencapai matlamatnya. Isikan butir-butir untuk membangunkan senarai aktiviti sehari-hari.
Pastikan anda memasukkan prosedur untuk meminda piagam itu. Ini akan menghalang pemimpin organisasi masa depan daripada menulis semula seluruh piagam hanya untuk membuat perubahan kecil.
Tentukan format dan gaya yang anda mahu gunakan dan tulis dokumen piagam. Sediakan semua ahli piagam kajian organisasi dan tandatangan apabila semua suntingan selesai.
