Apabila memulakan organisasi baru, membina pasukan atau menentukan sesuatu projek, penting untuk mengetahui tujuan dan skop yang dimaksudkan. Dokumen yang digunakan untuk menjelaskan ini dipanggil dokumen piagam.
Apa itu Dokumen Piagam?
Piagam adalah dokumen formal yang mirip dengan peta jalan untuk organisasi, pasukan atau projek yang dimaksudkan untuk dicapai dan dicapai. Ia termasuk siapa yang terlibat, apa tujuannya, siapa yang mempunyai kuasa dan apa yang dan siapa dan jika ada kitaran hayat kepada kumpulan atau projek apabila ia selesai.
Latihan Bersejarah
Dokumen piagam telah wujud sejak Abad Pertengahan. The Magna Carta, yang bermula pada 1215, menjelaskan peranan Raja England sambil mewujudkan hak untuk para baron, pemilik harta tanah dan Gereja.
Sepanjang sejarah, piagam telah dinilai dokumen menggariskan hak organisasi dan projek, serta apa yang perlu dicapai. Dari syarikat-syarikat berkanun yang dikurniakan kuasa diraja kerana mereka menetapkan untuk menemui dunia baru melalui dokumen-dokumen yang menentukan hak penjajah, pencapaian hari ini adalah serupa dalam rangka kerja kepada dokumen organisasi hari ini.
Apakah Piagam Projek?
Piagam projek tidak hanya menentukan cita-cita dan pemain dalam sesuatu projek; ia melindungi pasukan dari "scope creep" yang menakutkan yang melihat banyak projek menjadi tidak teratur.
Piagam disediakan sebelum pelan projek; ia menghuraikan objektif dan matlamat projek. Ia juga termasuk latar belakang projek, menjelaskan tujuannya dan apa yang perlu dicapai. Piagam itu menggariskan skop projek dan nyatakan apa yang dapat disampaikan, tugas pasukan bertanggungjawab dan pekerjaan pasukan tidak diharapkan untuk melaksanakan juga. Yang terakhir adalah penting untuk menghalang "skel rayap" yang boleh membawa kepada tanggungjawab yang terus berkembang, yang akhirnya boleh mengancam tarikh akhir.
Piagam itu juga harus menentukan kepimpinan, pihak berkepentingan dan ahli pasukan. Ia akan menggariskan tarikh kritikal dalam projek dan bajet, bersama dengan risiko dan andaian, serta kebergantungan dan kekangan. Ia mesti menjelaskan tahap kuasa pengurus projek, termasuk sama ada mereka dapat mengupah atau membakar kakitangan. Akhirnya, ia harus menubuhkan pelan permainan komunikasi, termasuk parameter mengenai seberapa pantas respon yang dijangkakan pada pertanyaan.
Piagam projek bertujuan untuk ditandatangani oleh pemegang kepentingan prinsip dan pengurusan. Ia harus mengurangkan miskomunikasi dan memberikan cahaya panduan yang kuat kepada kehidupan projek. Ia juga dianggap sebagai cara untuk 'menjual' projek kepada pengurusan untuk kelulusan.
Menulis Piagam Pasukan yang Baik
Sama seperti piagam projek, piagam pasukan harus mencapai perkara yang sama untuk mana-mana pasukan. Komponennya adalah serupa tetapi diterapkan kepada pasukan dan bukannya projek.
Ia akan menjelaskan mengapa pasukan sedang dicipta dan apa jenis projek yang akan diterajui sambil menggariskan objektif untuk masa depan pasukan dan menjelaskan parameter untuk mengukur kejayaan pasukan.
Piagam itu akan menyatakan dengan jelas peranan - siapa yang bertanggungjawab, apa yang diperlukan oleh pihak berkuasa mereka, siapa ahli pasukan, kemahiran yang mereka bawa ke meja dan bagaimana kemahiran tersebut akan digunakan dengan sebaik mungkin. Dokumen ini akan meneroka bajet yang diperuntukkan kepada pasukan serta sumber-sumber yang mereka perolehi. Selain itu, ia membuktikan bagaimana audit dalaman dan ulasan akan dilaksanakan untuk memajukan projek-projek pasukan, bersama-sama dengan pelaksanaan penilaian pasukan dan kekerapannya. Kaedah dan jangkaan komunikasi juga harus digariskan.
Piagam pasukan yang baik sepatutnya membantu mengelakkan miskomunikasi ke tahap yang minimum dan memastikan pasukan memberi tumpuan kepada objektifnya.
Charters as Guiding Force
Dokumen piagam menjelaskan struktur kuasa, menetapkan rancangan komunikasi dan berfungsi sebagai panduan kasar mengenai belanjawan dan peruntukan. Semua ini mungkin dilihat sebagai masalah hamstringing sebelum mereka memulakannya. Tetapi piagam membantu melindungi projek dan pasukan dengan menetapkan garis panduan dan aspirasi yang jelas serta batasan pada harapan dan peranan. Dokumen piagam yang ditulis dengan baik akan menyediakan dan melindungi skop untuk pasukan, projek dan organisasi.
