Penggunaan jenis dalam QuickBooks adalah fungsi yang sering difahami oleh program dan sama seperti sering diabaikan atau disalahgunakan. Kerana fleksibiliti penggunaan jenis begitu luas ia boleh digunakan untuk menjejaki apa-apa jenis maklumat yang dikehendaki mengenai sama ada pelanggan, pekerjaan, vendor dan barangan yang dijual atau dibeli. Memilih data untuk menjejaki bergantung pada jenis perniagaan.
Jenis Vendor
Penggunaan jenis yang betul dalam program QuickBooks membolehkan anda menghasilkan laporan disesuaikan dan senarai mel menggunakan data yang bermakna untuk perniagaan tertentu. Pemilik perniagaan mempunyai banyak pilihan dari segi jenis vendor. Sesetengah perniagaan memilih untuk menggunakan industri vendor sebagai jenis. Sebuah kedai runcit boleh menubuhkan jenis vendor yang mencerminkan produk yang mereka jual. Sesetengah vendor menjual barangan runcit, dan lain-lain ubat atau produk tembakau. Perniagaan lain mungkin mempunyai vendor yang khusus untuk rantau geografi apabila penghantaran produk adalah sensitif pada waktu mereka boleh membuat jenis berdasarkan lokasi vendor.
Mereka dalam industri pembinaan boleh memilih untuk menaip vendor berdasarkan jenis perkhidmatan yang disediakan. Contohnya, syarikat pembinaan boleh menggunakan pelukis, penyangkut drywall, framers dan kontraktor elektrik dan paip. Jika perlu untuk membuat sub-jenis (contohnya jika sebuah syarikat menggunakan satu subkontraktor untuk kerja-kerja cat dalaman dan satu lagi untuk kerja-kerja cat luaran) ia akan mencipta pelukis bertanda jenis umum dan sub-jenis untuk pelukis dalaman dan luaran.
Ini dilakukan melalui skrin penjual edit apabila memasuki jenis di bawah ruang untuk nama perniagaan vendor.
Jenis Pelanggan / Pekerjaan
Bagi syarikat yang melakukan lebih daripada satu pekerjaan untuk pelanggan yang sama, QuickBooks membolehkan penciptaan pekerjaan di bawah nama pelanggan. Gunakan jenis yang sama untuk pelanggan seperti yang digunakan untuk vendor, walaupun rantau geografi pelanggan mungkin tidak begitu penting untuk mengetahui sama ada untuk vendor. Sesetengah perniagaan mempunyai pelanggan borong dan runcit dan menggunakannya sebagai jenis. Sekiranya tiada penamaan jelas digunakan untuk memisahkan pelanggan, gunakan jenis untuk menjejaki bagaimana pelanggan mendengar tentang perniagaan. Kategori ini termasuk "perkataan mulut," "halaman kuning," "iklan akhbar," atau "mel terus." Pada penghujung tahun ini, laporan boleh dihasilkan yang akan menunjukkan kempen pemasaran mana yang paling berjaya dalam menjana pelanggan dan jualan. Dengan jenis pekerjaan, perniagaan yang menggunakan ciri "pekerjaan" adalah serupa dengan syarikat berkaitan pembinaan. Seorang pelanggan mungkin mempunyai syarikat anda membaiki bumbung satu hari dan mengendalikan isu paip pada hari yang lain. Mewujudkan jenis pekerjaan untuk setiap perkhidmatan yang dilakukan untuk mengetahui perkhidmatan mana yang anda tawarkan yang menjana margin keuntungan yang paling dan yang akhirnya menelan belanja lebih banyak daripada perbelanjaan daripada pendapatan.
Jenis Item
Jenis item adalah satu-satunya jenis yang telah ditakrifkan oleh program QuickBooks. Terdapat 12 jenis item yang dipratetap dalam QuickBooks. Item adalah perkhidmatan atau barang fizikal yang dijual. Jenis item adalah seperti berikut:
-
Perkhidmatan-jika apa yang anda jual ialah perkhidmatan, mis., Syarikat lanskap, membuat item "Memotong" dan menjadikannya "Perkhidmatan" jenis.
-
Bahagian Inventori dalam perniagaan landskap yang sama, jika anda menjual bahagian-bahagian untuk memperbaiki peralatan rumput, contohnya "Bilah Pemotong" ini akan menjadi bahagian inventori.
-
Perhimpunan Inventori - Perhimpunan terdiri daripada beberapa bahagian inventori yang berasingan untuk menyelesaikan keseluruhan produk. Sebagai contoh jika anda membina bangku, ia akan terdiri daripada tempat duduk, empat kaki dengan sokongan dan mungkin kusyen najis.
-
Bahagian bukan inventori-Gunakan jenis ini untuk mengkategorikan perkara-perkara seperti bekalan pejabat dan pembersihan. Jika anda mengecaj pelanggan anda untuk item yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, barang-barang ini akan dianggap sebagai bahagian bukan inventori.
-
Aset Tetap-Aset yang anda ada yang penting untuk menjalankan perniagaan anda dan lebih kurang perlawanan tetap. Kenderaan, bangunan atau komputer akan layak sebagai aset tetap.
-
Caj Lain-Jika anda mengenakan yuran pembayaran lewat, caj kewangan atau perbelanjaan penghantaran, ini akan dianggap "caj lain".
-
Subtotal-untuk memasukkan subtotal pada invois pelanggan, anda mesti membuat jenis "Subtotal". Ini menambah semua item dan memberikan jumlah yang berjalan sebelum cukai jualan ditambah kepada jumlah keseluruhan. Ini membantu apabila anda menggunakan ciri "Diskaun" untuk mengeluarkan diskaun peratusan sebelum cukai ditambah.
-
Kumpulan-Seperti perhimpunan inventori, sebuah kumpulan terdiri daripada barang-barang yang termasuk dalam perjanjian "pakej". Sebagai contoh, terperinci perkhidmatan rumput lengkap boleh terdiri daripada item perkhidmatan yang berasingan, "Memangkut", "Mengetuk" dan "Pemangkasan Pohon."
-
Diskaun-Membuat item diskaun akan menolak sama ada peratusan atau jumlah tetap dari subtotal.
-
Pembayaran-Jika biasa bagi seorang pelanggan untuk membayar sebahagian dari jumlah yang terhutang pada masa jualan, buat item "pembayaran" yang mengurangkan jumlah yang terhutang pada invois.
-
Cukai Jualan Perkara Cukai Jualan biasanya dikira pada peringkat negeri dan tempatan. Item ini membolehkan penciptaan item cukai jualan yang berasingan untuk negeri dan untuk cukai budi bicara tempatan.
-
Kumpulan Cukai Jualan-Item ini terdiri daripada dua atau lebih item cukai jualan berasingan sebagai satu kumpulan. Di daerah anda, anda mungkin mempunyai 1% budi bicara cukai dan 6 peratus cukai negeri, "kumpulan cukai jualan" membolehkan anda mempunyai satu item baris yang menjejaki kedua-dua jenis "item cukai jualan" dalam transaksi yang sama.
