Ketekunan wajar pada asasnya adalah siasatan sengit yang mendahului transaksi atau keputusan penting. Contohnya, ketekunan wajar biasanya berlaku apabila anda berminat membeli perniagaan atau perlu membuat persembahan jualan untuk kontrak penyumberan luar utama. Walaupun proses itu boleh memakan masa dan sering harus berlaku di belakang tabir, maklumat yang anda kumpulkan dan garis panduan dalam laporan ketekunan wajar adalah penting untuk membuat keputusan yang baik atau membuat pembentangan yang berkesan.
Struktur dan Fokus
Sama seperti kebanyakan laporan rasmi yang lain, laporan ketekunan wajar termasuk objektif, ringkasan eksekutif, penemuan utama, seksyen cadangan dan satu atau lebih lampiran. Walau bagaimanapun, apa yang membezakan laporan ketekunan wajar dari orang lain, adalah tujuan, fokus dan tahap maklumatnya. Sebaik sahaja anda selesai fasa aktif menjalankan ketelitian wajar - meneliti fakta, mengumpulkan data mentah dan membuat pemerhatian sendiri - penjanaan laporan menganjurkan data dengan cara yang membolehkan anda menilai keadaan yang sedia ada, mengenal pasti risiko dan mendedahkan isu-isu yang menyediakan leveraging peluang.
Format dan Suara
Kebanyakan orang menggunakan laporan ketekunan wajar sebagai bahan rujukan di belakang semasa rundingan kontrak atau harga atau sebagai sumber maklumat untuk membuat pembentangan tawaran. Apa pun maksudnya, banyak yang anda masukkan dalam laporan usaha wajar adalah maklumat rahsia, jadi selain menulis untuk penonton sasaran dan memberi tumpuan kepada objektif, hanya memasukkan maklumat yang paling relevan atau penting. Gunakan suara rasmi dan fakta-fakta terkini dengan menggunakan penulisan objektif, tidak berat sebelah dan maklumat laporan berasingan ke dalam bahagian yang berbeza menggunakan huruf atau angka.
Objektif dan Ringkasan Eksekutif
Jelaskan sebab-sebab anda untuk melakukan usaha yang wajar dalam bahagian objektif. Walaupun ringkasan eksekutif datang hanya selepas objektif laporan - dan sebelum badan - tulis ringkasan terakhir. Sebabnya ialah pembaca - selalunya eksekutif syarikat - yang berminat dalam bahagian ini mungkin tidak meluangkan masa untuk membaca laporan penuh. Anda perlu menyusun ringkasan eksekutif supaya ia berbunyi seperti laporan dalam miniatur tetapi pada masa yang sama mengekalkan panjangnya berbanding dengan laporan yang lain.
Penemuan dan Cadangan Utama
Michael Sisco, seorang penulis dan perunding IT bebas, mengatakan dalam satu artikel di laman web TechRepublic bahawa penemuan penting harus memberi tumpuan kepada perkara yang mempengaruhi harga atau operasi syarikat yang sedang berjalan. Sebagai contoh, jika anda menulis laporan ketekunan wajar untuk digunakan untuk penyampaian kontrak penyumberan luar, termasuk isu-isu yang menyokong harga dan kedudukan anda, seperti kerosakan proses operasi yang menyerlahkan isu produktiviti dan prestasi. Di samping itu, termasuk nisbah kos yang mendedahkan berapa banyak syarikat sedang membelanjakan untuk mengendalikan perkhidmatan di dalam rumah, dan mengenal pasti risiko seperti keperluan untuk melabur lebih banyak wang untuk menaik taraf atau menggantikan peralatan lama atau ketinggalan zaman. Serlakan memanfaatkan peluang di bahagian cadangan. Termasuk kos pelaksanaan, memberikan pulangan nisbah pelaburan dan memberi jangka masa untuk merealisasikan simpanan atau faedah untuk setiap peluang.
