Sesetengah orang mungkin tidak dapat mengkritik, tetapi sebagai profesional, ia satu-satunya cara untuk berkembang. Perniagaan dan jabatan akademik boleh mendapat manfaat dengan mengadakan pengulas di luar dan memberi maklum balas yang jujur tentang bagaimana untuk meningkatkan operasi harian. Selepas semakan, pengulas akan menulis surat profesional terperinci untuk memberi maklum balas di kawasan tertentu di mana perniagaan mungkin kurang.
Mulakan Dengan Letterhead Profesional
Tulis surat maklum balas anda pada kepala surat yang profesional. Letterhead menetapkan kelayakan profesional anda dan mencipta penampilan yang kukuh dan boleh dipercayai. Taipkan "Dear Ms./Mr. (Nama Penyelia)" yang diikuti oleh usus besar. Langkau ruang baris lain. Taipkan tarikh penuh. Langkau ruang baris.
Terima Kasih dan Sediakan Penyata Percuma
Mulakan surat dengan mengucapkan terima kasih kepada penyelia untuk peluang untuk melawat penubuhan mereka. Perincian mana-mana hospitaliti yang anda amat dihargai. Buat pernyataan percuma secara keseluruhan yang membincangkan secara ringkas mengenai bidang-bidang tertentu yang dijalankan dengan baik atau berjalan lancar dalam organisasi. Ini akan mewujudkan perasaan positif di kalangan mereka yang mendapat maklum balas. Walaupun penilaian keseluruhan anda sangat negatif, anda sentiasa dapat mencari sesuatu yang positif dan membina untuk menunjukkan.
Menyediakan Analisis dan Maklum Balas Khusus
Berikan analisa titik-demi-titik setiap bahagian organisasi atau jabatan. Sebagai contoh, jika penilaian anda adalah jabatan Bahasa Inggeris universiti, anda mungkin mula dengan menilai kepala jabatan. Beri kritikan dan maklum balas yang sangat khusus tentang bagaimana dia memenuhi tanggungjawabnya.
Kekuatan dan Kritikan
Kekuatan terperinci untuk mengekalkan serta unsur-unsur yang boleh menjadi lebih berkesan dan menawarkan cadangan konkrit untuk setiap kritikan. Sebagai contoh, jika anda melihat bahawa ketua jabatan telah lewat bertukar dalam penilaian pengajar, anda mungkin menulis, "Ketua jabatan memberikan penilaian yang sangat teliti dan terperinci, walau bagaimanapun, penilaian sering kali berubah menjadi lewat, mungkin akibat keinginannya untuk menulis penilaian yang sangat komprehensif. Pada masa akan datang, dia harus mempertimbangkan untuk tidak meminda butiran tidak penting untuk mengurangkan jumlah masa yang diperlukan untuk melengkapkan laporan."
Contoh ini tidak menghindar dari memberikan kritikan langsung, tetapi ia memuji pengarah untuk kesempurnaannya pada masa yang sama dan bukan hanya memberi tumpuan kepada ketidakupayaannya untuk mengubah penilaian pada waktunya.
Menilai, Meneliti, dan Mengkritik Setiap Jabatan
Evaluasi setiap jabatan, dan kemudian setiap pekerja kunci dalam jabatan. Berhati-hati mengkaji setiap fungsi jabatan dan seberapa baik kakitangan utama melaksanakan fungsi ini. Tawarkan penilaian keseluruhan elemen negatif yang anda temukan, dan tuliskan pelan tindakan untuk jabatan untuk menyelesaikannya. Pelan ini akan merangkumi elemen dari semua kritikan yang anda katakan dalam kritik individu. Termasuk penjelasan terperinci tentang kekuatan ketara jabatan, termasuk pujian untuk pekerja utama yang melaksanakan dengan sangat baik. Bincangkan bagaimana jabatan boleh membina kekuatan ini.
Menutup Surat Maklumbalas Anda
Beri penilaian keseluruhan secara ringkas jabatan dengan kedua-dua kekuatan dan kelemahan yang penting termasuk. Selesaikan dengan berterima kasih kepada penyelia sekali lagi, dan sediakan maklumat hubungan anda jika penyelia mempunyai pertanyaan tambahan. Tutup surat anda dengan percuma menutup frasa seperti "Yang ikhlas," dan nama penuh anda. Tandakan di atas nama ditaip anda dalam dakwat biru atau hitam.
Jangan Lupakan Salinan Tambahan
Buat beberapa salinan surat itu. Kekalkan satu salinan untuk rekod anda. Kirimkan salinan tambahan kepada bos penyelia jika mereka meminta satu. Kirimkan asal yang asal kepada penyelia.
