Hampir semua cadangan atau permohonan perniagaan hari ini memerlukan surat perlindungan yang disertakan. Bergantung pada konteks dan cadangan itu, surat penutup boleh terdiri daripada pengenalan ringkas kepada sinopsis menyeluruh kandungan cadangan. Apabila menulis surat perlindungan untuk tawaran rasmi untuk projek, ketahui komponen penting untuk membuat surat anda menonjol.
Kandungan
Surat lamaran untuk tawaran rasmi untuk sesuatu projek hendaklah muncul profesional dalam semua aspek dan mencerminkan kepakaran perniagaan syarikat. Sekurang-kurangnya, surat sampul surat hendaklah merujuk kepada projek dengan nama dan nombor projek, jika tersedia; syarat umum bida, termasuk tarikh akhir; dan senarai lengkap semua dokumen dan lampiran yang dihantar dengan huruf penutup.
Panjang
Panjang surat tawaran tawaran boleh berubah dengan ketara berdasarkan saiz dan spesifikasi pekerjaan. Walaupun pada umumnya paling baik sekejap mungkin, pastikan anda memasukkan semua maklumat yang diperlukan dan jangan membuat surat begitu singkat sehingga kelihatan seperti anda meletakkan usaha yang minimum untuk menghasilkannya.
Maklumat Tandukan
Sertakan tarikh surat penutup ditulis di tajuk anda, bersama-sama dengan maklumat hubungan penuh. Rujuk nama projek dan nombor projek di tajuk surat anda dan sekali lagi dalam badan surat itu. Gunakan alat tulis dengan kepala surat jika boleh, atau sekurang-kurangnya kertas bon berkualiti tinggi.
Pengecualian
Jangan gunakan surat "dalam tin" sebagai pelanggan yang berpotensi boleh mengambilnya. Luangkan masa untuk menyesuaikan setiap huruf. Tidak secara khusus menyebut harga tawaran dalam surat pelindung anda, kecuali diarahkan untuk berbuat demikian. Maklumat terperinci ini harus dikhaskan untuk tawaran itu sendiri. Jangan terlalu menggunakan jargon teknikal. Bertujuan untuk berbunyi profesional, tetapi tidak megah.
