Surat permintaan tawaran akan memperkenalkan anda sebagai pemula tawaran dan menjemput responden berpotensi untuk mengetahui lebih lanjut. Surat ini akan meringkaskan dan menghantar bahan dan arahan yang diperlukan untuk menjawab jemputan anda untuk membuat tawaran. Anda akan memberitahu pembaca anda siapa anda, apa yang anda cari dan bagaimana anda akan menjawab soalan pembida. Mereka akan mengetahui bagaimana anda ingin menerima tawaran dan apakah garis masa anda. Sedang surat tawaran solat sering menggunakan format sekilas pandang, format tabular dan memo, anda boleh menggunakan surat rasmi untuk membentangkan ringkasan eksekutif proses pembida anda dan menyoroti perkara pentingnya.
Jemput pembaca untuk mengemukakan cadangan tawaran yang mematuhi dokumen tawaran anda. Dokumen tawaran anda mungkin mengandungi perihalan proses penilaian dan arahan pembida yang menentukan format dan bahan bahan yang akan diserahkan. Mereka juga mungkin termasuk terma dan syarat yang harus dijangka oleh pembida dalam kontrak, serta penerangan terperinci atau spesifikasi perkhidmatan atau barang yang anda usahakan. Untuk bimbingan pembaca anda, berikan senarai dokumen bida yang telah dilampirkan pada surat anda.
Kenal pasti diri anda sebagai peguam cara bida. Secara ringkas memperkenalkan perniagaan anda dengan gambaran keseluruhan kenyataan misi anda, lokasi dan laman web. Sediakan juga nama dan maklumat hubungan dari titik hubungan pembaca untuk semua perkara yang berkaitan dengan permintaan tawaran. Ini mungkin anda atau orang lain yang anda telah mewakilkan pengurusan proses pembidaan.
Huraikan usaha yang anda mahukan tawaran. Tawaran butir-butir seperti lokasi, anggaran, skop dan saiz aku janji itu. Bincangkan bagaimana usaha itu sesuai dengan matlamat dan matlamat besar anda.
Hadirkan jadual anda untuk keseluruhan proses pembidaan. Nyatakan tarikh akhir dan lokasi anda untuk menerima surat niat, soalan dan cadangan bidaan. Tunjukkan tarikh setiap peristiwa berkaitan bida yang dirancang, seperti mesyuarat pra-bidaan, pembukaan tawaran dan senarai pendek, pemilihan atau penganugerahan awam.
Rujuk pembaca kepada arahan pembida lampiran anda untuk mendapatkan arahan terperinci tentang apa yang perlu dihantar dan dalam format apa. Tekankan tumpuan kepada format dan keperluan yang ditetapkan, dan nyatakan kemungkinan tawaran hilang kelayakan sekiranya berlaku ketidakpatuhan. Jelaskan dengan jelas dasar atau kriteria untuk pemberian tawaran, dan apa-apa maklumat lain yang anda ingin diserlahkan, seperti bilangan salinan yang diperlukan, dan bagaimana tawaran harus dimeteraikan, dibungkus dan dilabelkan.
Ulangi undangan anda untuk tawaran, dan kemudian ucapkan terima kasih kepada pembaca untuk kepentingannya. Secara rasmi menutup huruf itu dan kemudian tandatangan nama dan tajuk anda.
Petua
-
Penyerahan tawaran boleh menjadi rumit. Rujuk peguam sebelum memuktamadkan surat tawaran dan pakej tawaran anda. Tafsirkan surat anda untuk kesalahan tatabahasa dan ejaan.
Sekat-format huruf anda dan kemudian cetak pada kepala surat anda.
