Dokumentasi proses jelas menggariskan tugas kritikal yang berlaku dalam syarikat. Mereka menghapuskan kekeliruan di kalangan pekerja dan meletakkan semua ahli syarikat di halaman yang sama. Dokumen proses menentukan proses semasa dalam syarikat. Dengan mengenal pasti amalan semasa, anda sering menggali kekurangan dalam sistem semasa dan melihat ruang untuk penambahbaikan. Dokumentasi proses juga membolehkan syarikat menyesuaikan dengan lebih cepat untuk mengubah keperluan perniagaan. Jelas menggariskan fungsi semasa syarikat anda akan lebih baik membolehkan syarikat bergerak ke hadapan.
Tentukan skop dokumen. Anda boleh mendokumentasikan setiap proses dalam syarikat atau di syarikat yang lebih besar, menumpukan pada satu set proses. Sebagai contoh, sebuah syarikat besar mungkin mahu memulakan dengan hanya fungsi perakaunan mereka, dan bukannya mendokumentasikan keseluruhan kerja organisasi.
Draf satu halaman, perwakilan visual proses. Termasuk matriks pemakaian, garis besar siapa yang bertanggungjawab untuk setiap tugas atau rajah aliran proses. Gambar rajah proses adalah perwakilan peringkat tinggi dari pelbagai langkah untuk menyelesaikan proses dan bagaimana langkah-langkah yang mengalir melalui organisasi. Sebagai contoh, pelbagai langkah untuk membayar invois boleh digariskan dengan carta aliran proses.
Terangkan kesan proses dan produk terhadap produk. Perincian kesan operasi normal dan kesan kegagalan dalam proses akan menyebabkan. Contohnya, jika invois hilang dan tidak dibayar, pembekal akan menolak untuk menghantar pesanan seterusnya.
Tentukan peranan dalam proses. Kenal pasti peranan oleh fungsi tugas mereka dan bukan oleh individu. Contohnya, akauntan akauntan akaun memproses invois dan memasukkannya ke dalam sistem untuk pembayaran. Pengawal meluluskan invois dan memberi kuasa pembayaran.
Gariskan semua sistem komputer dan perisian yang digunakan dalam proses tersebut. Jelas sekali menentukan setiap sistem, tujuan dan fungsinya.
Dokumen proses dari awal hingga akhir. Gunakan gambarajah aliran proses anda sebagai panduan untuk merangka teks. Termasuk seberapa banyak yang mungkin, bergantung pada skop yang telah anda pilih untuk dimasukkan ke dalam dokumen. Gunakan nama peranan untuk memberikan tanggungjawab dan bukannya nama individu.
Sertakan seksyen untuk pengecualian. Dokumen apa yang berlaku apabila aliran proses normal tidak diikuti. Sebagai contoh, apabila sistem komputer turun, sistem perakaunan berasaskan kertas digubal untuk memproses invois.
Semak dokumen proses dengan semua pihak yang terlibat. Pastikan semua orang bersetuju mengenai proses tersebut.
