"Pengetahuan Tribal" ditakrif sebagai maklumat yang tidak tertulis yang digunakan oleh perniagaan, pasukan, kumpulan atau suku untuk mencapai matlamatnya. Masalah dengan pengetahuan puak adalah apabila anda kehilangan ahli-ahli utama suku kaum, pengetahuan itu hilang. Apabila anda mendokumenkan prosedur atau proses syarikat anda, anda boleh melindungi pengetahuan ini dan dengan cepat membawa ahli baru untuk mempercepatkan. Memahami keperluan untuk mendokumentasikan "Pengetahuan Tribal" adalah elemen penting dalam membuat dokumen-dokumen ini.
Tentukan Penyerahan Anda
Buat "Pernyataan Skop" dengan menulis pernyataan mudah yang mengenal pasti segala sesuatu yang akan dimasukkan ke dalam projek dokumentasi ini. Jelas mengenal pasti proses tertentu yang akan didokumenkan. Nyatakan sama ada dokumentasi proses mencerminkan bagaimana proses sebenarnya berfungsi hari ini atau mentakrifkan bagaimana proses itu harus berfungsi pada masa hadapan.
Buat "Matriks Pemilikan" yang menunjukkan siapa yang memiliki proses atau siapa yang memiliki bahagian prosesnya. Matriks ini boleh semudah carta organisasi atau gambarajah aliran proses yang jelas mengenal pasti pemilik dan maklumat kenalan pemilik.
Kenal pasti produk atau perkhidmatan tertentu yang sedang didokumenkan. Ini biasanya merupakan senarai yang merangkumi semua atau maklumat berkaitan seperti nombor model, nombor bahagian dan perihalan.
Terangkan peranan mereka yang terlibat dalam proses tersebut. Memberi penjelasan yang jelas berdasarkan tajuk pekerjaan dan bukan keupayaan individu. Terangkan apakah kedudukan ini dan bagaimana ia sesuai dengan proses ini. Ini boleh menjadi satu dokumen yang menyenaraikan tajuk dan deskripsi pekerjaan atau penerangan kerja lengkap untuk setiap kedudukan utama dalam proses yang didokumenkan.
Dokumen setiap langkah proses, dari awal hingga akhir, dengan membuat rajah atau carta "Aliran Proses". Biasanya carta aliran peringkat tinggi dicipta menunjukkan langkah-langkah utama proses dan carta aliran peringkat rendah menyenaraikan langkah-langkah proses yang menjadi bawahan kepada setiap langkah utama.
Buat dokumentasi "Dasar dan Prosedur" yang bersesuaian untuk setiap langkah proses. Apabila anda meneroka proses dengan temu bual dan penyelidikan, dasar dan prosedur ini akan muncul. Simpan nota terperinci, yang akan menjadi asas untuk mewujudkan dokumen dasar dan prosedur ini.
Sertakan dokumen dalam penghantaran anda yang memberikan penjelasan mengenai proses "Pengurusan Dokumen" dalaman. Dokumen ini harus menjelaskan bagaimana dokumen syarikat disemak dan diluluskan, dan diedarkan dan diarkibkan di dalam syarikat.
Buat Dokumen
Inventori dokumen sedia ada untuk mendapatkan pemahaman yang jelas tentang apa yang sedang berlaku. Anda tidak perlu mencipta semula roda dengan membuat dokumen baru jika maklumat yang sama diliputi dalam dokumen sedia ada. Kenal pasti mana dokumen-dokumen ini boleh digunakan dan boleh dibina, dan dokumen mana yang sudah usang. Dengan inventori lengkap dokumen sedia ada, anda akan tahu apa dokumen hilang dan mesti diwujudkan. Menjana senarai keseluruhan dokumen yang menunjukkan status setiap dokumen sebagai sedia ada, usang atau baru. Mempunyai "Inventori" ini dalam tangan sebelum mesyuarat pertama anda dengan pengurus teratas.
Buat "Matriks Pemilikan" dengan mengkaji semula apa-apa yang sedia ada, seperti carta organisasi dan direktori syarikat yang sedia ada. Mempunyai "Matriks Pemilikan" ini di tangan sebelum mesyuarat pertama anda dengan pengurus teratas.
Bertemu dengan pengurus atasan dan semak "Inventori" dan "Matriks Pemilikan" anda. Matlamat mesyuarat ini bukan hanya untuk mendapatkan pengurus tertinggi untuk menyelidik penyelidikan anda, tetapi untuk meluluskannya dan bersetuju dengan rancangan anda. Bersedia untuk mesyuarat ini dan jangan buang masa pengurus tertinggi.
Bertemu dengan setiap ketua jabatan setelah anda membuat semua perubahan pengurus atas "Inventori" dan "Matriks Kepemilikan". Matlamat mesyuarat jabatan-kepala ini adalah untuk membawa ketua jabatan ke atas apa yang anda lakukan dan memulakan perbincangan mengenai setiap peranan ketua jabatan dan langkah-langkah proses yang mereka miliki. Ambil nota terperinci atau rekod mesyuarat supaya anda tidak terlepas apa-apa. Semasa anda bergerak ke hadapan melalui mesyuarat jabatan-kepala ini, proses itu akan muncul dan mula menguatkan.
Kemaskini kesemua penyerahan secara berterusan apabila anda menerima maklumat baru atau lebih tepat dari setiap ketua jabatan. Selepas mesyuarat jabatan terakhir anda, anda sepatutnya mempunyai separuh daripada penghantaran anda.
Bertemu dengan penyelia yang sesuai, ahli teratas dan yang lain yang terlibat dalam proses untuk menjelaskan apa yang sebenarnya berlaku dalam langkah itu. Orang-orang ini akan dikenal pasti oleh ketua jabatan mereka semasa wawancara anda. Orang-orang ini biasanya lebih berpengetahuan dalam langkah demi langkah, hari ke hari, prosedur di bidang tanggung jawabnya daripada kepala jabatan masing-masing. Sekali lagi, ambil nota terperinci dan lakukan segala yang mungkin untuk disediakan sebelum bertemu dengan orang-orang ini supaya anda meminimumkan masa yang anda ambil dari hari sibuk mereka.
Lengkapkan draf pertama semua dokumen anda. Ini dipanggil draf pertama tetapi dokumen-dokumen ini masih harus lengkap sepenuhnya berdasarkan semua maklumat yang telah anda perolehi sehingga kini.
Mengedarkan dokumen draf pertama anda, ditandakan dengan jelas sebagai draf pertama, kepada ketua jabatan dan bawahan masing-masing untuk semakan mereka. Beri mereka masa untuk mengkaji semula dokumen-dokumen ini dan meminta mereka untuk mengubah sebarang perubahan.
Mulakan pusingan kedua pertemuan individu dengan kepala jabatan dan bawahan yang sama untuk mengkaji semula semua garis merah dan mempersiapkan draf terakhir dokumen-dokumen ini.
Lengkapkan semua semakan garis merah. Perhatikan perubahan dalam satu langkah, yang mungkin menjejaskan langkah sebelumnya atau seterusnya, dan ubah dokumen, prosedur atau langkah aliran dengan sewajarnya. Hantar draf akhir ini kepada ketua jabatan dan bawahan masing-masing untuk semakan akhir mereka.Hantar keseluruhan draf akhir serentak kepada pengurus atas untuk semakan pengurus tertinggi.
Buat semakan terakhir dan serahkan dokumen-dokumen semakan ini kepada pengasas untuk kelulusan akhir. Mungkin terdapat beberapa revisi balik sebelum kelulusan akhir. Anda memerlukan setiap ketua bawahan dan jabatan untuk memberikan kelulusan penuh kepada dokumen, atau bahagian dokumen, yang secara langsung berkaitan dengan bidang tanggung jawab mereka. Walau bagaimanapun, dokumentasi anda tidak dianggap diluluskan sehingga pengurus atas telah mengkaji dan meluluskannya.
Petua
-
Wawancara boleh menjadi halus kerana anda mengganggu hari kerja seseorang. Bersedia untuk wawancara ini dengan bahan yang relevan, seperti "Carta Alir Proses" atau dokumen lain yang akan membantu wawancara bergerak ke depan. Jadilah keperibadian dan selalu merawat semua orang dengan kemuliaan dan penghormatan yang sama yang anda harapkan untuk diri anda sendiri. Menjadi cekap dan teruskan wawancara dengan fokus pada matlamat tertentu mesyuarat.
