Pertubuhan bukan kerajaan (NGO) terlibat di seluruh dunia dalam pelbagai bidang kesihatan, pertanian, pendidikan, pembangunan dan ekonomi. Oleh itu, mereka memerlukan dokumentasi dalam bentuk cadangan, laporan, kajian kes atau proses dokumen untuk membantu dalam fungsi harian mereka. Terdapat beberapa garis panduan asas mengenai cara menulis dokumentasi untuk NGO.
Kajian kes
Kenal pasti masalah yang anda ingin penyelidikan. Buat templat yang akan membimbing anda sepanjang proses penulisan, serta memperbaiki bagaimana dokumen kelihatan dan dibaca.
Tentukan tajuk unik yang menarik kepada pembaca.
Terokai masalah, termasuk sebab, kesan dan teori. Memberi maklumat latar belakang sebanyak mungkin.
Bincangkan penyelesaian yang mungkin. Terangkan bagaimana anda mencapai penyelesaian serta kaedah yang digunakan dalam kajian ini.
Jelaskan faedah kajian kes anda bertujuan untuk menyerlahkan.
Cadangan projek
Tulis tajuk. Pastikan ia sepadan dengan aktiviti yang dirancang dalam cadangan projek.
Huraikan profil NGO anda. Termasuk pengalaman terdahulu yang relevan, serta butiran struktur organisasi. Jelaskan mengapa NGO harus dibiayai dan bagaimana wang penderma akan digunakan.
Huraikan bagaimana masalah itu dikenalpasti, sama ada melalui temubual, tinjauan atau kajian kes.
Bekerja pada objektif projek dan aktiviti yang dicadangkan - di sini, nyatakan jenis aktiviti yang dicadangkan, faedah objektif dan jangkaan serta merta dari projek.
Tulis strategi projek. Termasuk peranan NGO anda atau hubungan NGO anda dengan NGO lain.
Tulis mengenai kemungkinan teknikal. Huraikan kepakaran teknikal NGO anda atau bantuan teknikal yang diperlukan dari program penderma.
Tuliskan hasil yang dijangkakan. Tunjukkan kesan projek yang akan diberikan kepada NGO anda, penderma dan masyarakat. Beritahu bagaimana projek itu akan dipantau dan dinilai.
Tulis anggaran. Menyediakan deskripsi naratif mengenai anggaran, yang menunjukkan jumlah kos projek yang diunjurkan serta jumlah yang diminta dari penderma.
Laporan
Tulis tajuk. Pastikan tajuk itu mencerminkan apa yang telah anda lakukan.
Tulis abstrak kira-kira dua perenggan, atau 250 perkataan. Ia harus mengandungi tujuan laporan.
Tulis pengenalan. Pastikan pengenalan mengandungi masalah yang anda cuba selesaikan, sama ada masalah itu telah diselesaikan dan cabaran yang dihadapi.
Tulis pernyataan masalah, menyatakan bagaimana anda mengenal pasti masalah tersebut. Berikan pernyataan masa lalu anda yang berkaitan.
Bekerja pada bahagian teknikal. Beri garis besar setiap bahagian pada permulaan setiap bahagian.
Bekerja pada keputusan. Hasilnya hendaklah dibentangkan menggunakan jadual dan graf. Beri pernyataan mengenai kerja masa depan anda.
Nyatakan perkara-perkara utama anda dalam kesimpulan, seperti bagaimana masyarakat mendapat manfaat daripada kerja anda.
Dokumen Proses
Kenal pasti tugas dan delegasi yang perlu anda sertakan dalam dokumen proses, kerana objektif utama dokumen proses adalah untuk memberikan penerangan yang jelas dan ringkas mengenai bagaimana NGO beroperasi.
Membangunkan model proses. Di sini, sediakan tugasan individu dan delegasi ke satu struktur hierarki tunggal.
Tentukan tahap maklumat. Butiran setiap aktiviti hendaklah termasuk sama ada tugas yang diberikan telah selesai.
Kenal pasti proses individu yang membentuk tugas yang telah dikenalpasti. Memecah operasi ke dalam bahagian-bahagian yang boleh diurus. Setiap "bahagian" harus mempunyai tahap terperinci.
