Perniagaan dan organisasi bergantung kepada talian komunikasi yang kekal terbuka dan boleh dipercayai di antara bahagian dan bahagian yang berlainan. Tanpa keupayaan untuk berkomunikasi dengan berkesan, fungsi syarikat mula runtuh dengan cepat. Walau bagaimanapun, setiap orang yang menyampaikan cara mereka sendiri pada masa yang sama juga membawa kepada kekacauan. Inilah tempat protokol tempat kerja dimainkan.
Protokol yang ditakrifkan
Ringkasnya, protokol adalah peraturan dalaman yang diperlukan oleh ahli organisasi untuk diikuti dan digunakan. Dengan memastikan aktiviti yang disasarkan dikendalikan di bawah protokol, organisasi memastikan konsistensi dan kepatuhan pada setiap peringkat. Walau bagaimanapun, keburukannya adalah terlalu banyak protokol yang membawa kepada redundansi, birokrasi dan, lebih teruk, kelewatan yang tidak perlu. Ini berfungsi menentang sebuah organisasi yang cuba menjadi lincah dan fleksibel. Sekat keseimbangan antara pematuhan dan responsif.
Komunikasi Elektronik
Untuk menambah cabaran mengurus bagaimana orang dalam organisasi yang sama berkomunikasi, kaedah elektronik dan berkomputer telah rumit masalah ini. Kelajuan komunikasi elektronik sering menyebabkan masalah berlaku lebih cepat dan menyebar lagi apabila kesilapan dibuat. Telefon pintar, e-mel, mesej segera dan fail komputer hanya menambah kepada komunikasi yang tidak menentu.
Komunikasi bertulis
Mesej bertulis, yang paling tradisional kaedah komunikasi perniagaan, mudah diseragamkan oleh organisasi supaya mereka boleh diarahkan dengan betul dengan betul dan diprioritaskan dengan betul. Ini dilakukan dengan memilih kaedah yang berbeza untuk tahap kepentingan yang berbeza. E-mel, nota dan mesej asas boleh digunakan untuk komunikasi harian. Memorandum dan surat-surat mengenai surat syarikat kini menyampaikan isu-isu secara lebih formal. Kertas dan laporan isu rizab untuk perbincangan dasar dan usaha membuat keputusan penting.
Pemesejan Elektronik
Masalah dengan e-mel, pemesejan segera dan Internet adalah bahawa organisasi sering kehilangan kawalan mesej dan penontonnya dengan cepat. Organisasi dilayan dengan baik oleh kakitangan latihan yang kerap mengenai risiko dan peril komunikasi elektronik, menempuh alat ini untuk komunikasi harian dan kakitangan biasa untuk memahami bagaimana untuk selalu membersihkan komunikasi lama dan hanya menyimpan maklumat penting. Sering kali, orang menggunakan alat ini untuk pemesejan konyol atau peribadi. Hasilnya boleh dilihat dari memalukan dengan serius sekiranya fail-fail ini kemudian dibangkitkan dalam tuntutan undang-undang atau perkara-perkara perundangan.
Peraturan Penulisan
Sebagai sebahagian daripada protokol, organisasi juga mendapat manfaat daripada memastikan bahawa sebarang komunikasi mematuhi peraturan penggunaan jelas. Ini bermakna memastikan kakitangan memahami bagaimana untuk berkomunikasi dengan betul secara bertulis. Akronim cepat, tegas, seperti LOL, WTB, WU, LTR dan sebagainya, tidak termasuk dalam tulisan profesional. Kakitangan perlu memahami bahawa mereka perlu berkomunikasi dalam bahasa yang betul yang meletakkan premium pada ejaan dan tatabahasa.
Komunikasi lisan
Protokol komunikasi lisan boleh dilaksanakan dengan cara yang sama seperti dokumen bertulis. Harus ada tahap untuk mesyuarat lisan, termasuk perbincangan santai, mesyuarat formal, pertemuan hierarki, dan pembuatan kebijakan / interaksi membuat keputusan. Setiap peristiwa hubungan harus mempunyai jangkaan harapan bagaimana untuk berkomunikasi, untuk berapa lama dan bagaimana memproses reaksi dan keputusan. Kegagalan untuk melakukan ini dalam perniagaan yang sering menyebabkan interaksi ad hoc yang, walaupun selesa dalam kumpulan kecil, mula menimbulkan masalah apabila organisasi berkembang.
