Pengarang dan kolumnis Harvey MacKay pernah berkata, "Jika anda gagal untuk merancang, maka anda merancang untuk gagal." Ini tidak benar dari pengurusan projek. Seorang pemimpin projek yang berjaya mestilah mampu mengimbangi banyak bola semasa berurusan dengan pasukan yang pelbagai, dan perancangan strategik, penilaian dan pengukuran adalah di tengah-tengahnya. Jika anda menyusun rencana yang teliti, berkomunikasi dengan jelas kepada pasukan anda dan mengukur kemajuan di sepanjang jalan, jalan ke projek yang berjaya hampir pasti.
Tentukan objektif anda. Sebelum anda dapat memimpin projek, anda mesti bekerja rapat dengan pelanggan anda untuk memastikan bahawa anda berada di halaman yang sama apabila ia datang kepada apa yang diharapkan daripada penghantaran akhir, dan jangkaan pelanggan adalah munasabah. Buat dokumen takrif projek yang memberikan gambaran menyeluruh, nyatakan objektif yang dipersetujui dan termasuk skop projek, apa-apa andaian dan risiko, bagaimana anda merancang untuk mendekati projek, apa bahagian organisasi anda pada akhirnya akan berfungsi pada projek dan anggaran kos dan anggaran jangka masa. Jangan memulakan projek tanpa dokumen ini yang ditandatangani oleh penaja atau pelanggan dan mana-mana pemegang kepentingan utama.
Rancang, merancang dan merancang lebih banyak lagi. Jack Gido dan James Clements, pengarang "Pengurusan Projek yang Berjaya," mengatakan bahawa, "Mengambil masa untuk membangunkan pelan pemikiran yang baik sebelum permulaan projek adalah penting untuk mencapai kejayaan sesuatu projek." Mulakan perancangan anda dengan memecahkan projek itu ke dalam satu siri baldi kecil, mengenal pasti tugas dalam setiap satu. Sertakan tonggak penting dalam perancangan, yang akan membantu anda menilai sama ada anda berada di landasan atau tidak kerana projek itu berlangsung. Sertakan kos yang anda akan dikenakan setiap langkah perjalanan, dan anggaran jam kerja untuk setiap tugas.
Berkumpul satu pasukan untuk mengusahakan projek berdasarkan jam kerja lelaki dan kemahiran yang diperlukan yang anda kenal semasa proses perancangan. Jelas menyampaikan matlamat, objektif, skop dan bajet keseluruhan, serta peranan masing-masing dalam projek. Pastikan setiap ahli pasukan mempunyai bajet dan sumber untuk mendapatkan pekerjaan. Gunakan carta RACI seperti yang diperlukan supaya jelas siapa yang bertanggungjawab atau bertanggungjawab untuk setiap peristiwa penting, serta siapa penyumbang dan siapa yang perlu diberitahu mengenai kemajuan.
Buat jadual untuk komunikasi tetap dengan pasukan. Untuk projek jangka panjang, satu mesyuarat pasukan rasmi setiap bulan mungkin mencukupi, bergerak ke satu setiap minggu apabila projek berlangsung. Dalam minggu terakhir sesuatu projek, anda mungkin mendapati bahawa mesyuarat harian diperlukan. Boleh diakses pada setiap masa untuk setiap ahli pasukan untuk menjawab soalan.
Ukur kemajuan projek dengan kerap. Tugas anda adalah untuk menyiapkan projek tepat pada waktunya, dalam anggaran dan harapan pihak berkepentingan. Ramai projek, bagaimanapun, menderita kestabilan anggaran dan rayapan skop. Jason Westland, pengarang dan CEO firma pengurusan projek Method123, mengatakan bahawa belanjawan projek itu harus menjadi sebahagian daripada projek yang anda semak secara berterusan dengan pasukan dan pihak berkepentingan utama sepanjang hayat projek. Jika anda menilai kemajuan secara berkala dan berkomunikasi dengan pasukan anda dengan berkesan, anda harus mengenal pasti masalah dengan anggaran dan skop lebih awal dan membuat pembetulan yang diperlukan.
