Memimpin mesyuarat tidak selalunya mudah. Orang ramai terkenal kerana mesyuarat yang tidak disukai, melangkau mereka dan tidak memberi perhatian apabila mereka hadir. Jika anda perlu memimpin mesyuarat, melaksanakan beberapa langkah akal yang umum akan memastikan kesimpulan di antara peserta anda bahawa mesyuarat anda adalah berfaedah dan berkesan.
Nyatakan tarikh dan masa mesyuarat dengan baik terlebih dahulu supaya para hadirin dapat memastikan jadual mereka jelas. Juga, hantar peringatan e-mel sehari sebelumnya. Akhirnya, pengumuman mengenai interkom 15 minit sebelum ini membantu. Ini meminimumkan kemungkinan sesiapa yang lupa menghadiri.
Mulakan pada masa. Ini menunjukkan penghormatan kepada orang-orang yang tepat waktu. Mengakui latecomers dengan mengangguk, jika sama sekali. Tiada sebutan perlu dibuat kelewatan semasa mesyuarat.
Susun teknologi anda terlebih dahulu dan pastikan semuanya berada dalam rangka kerja. Tidak ada yang lebih teruk untuk hadirin daripada menonton anda berjuang dengan pautan komputer riba anda selama 15 minit.
Mempunyai agenda, simpannya sesingkat mungkin dan berpegang kepadanya. E-mel agenda terlebih dahulu supaya peserta boleh berfikir mengenainya. Di mesyuarat itu, jika seseorang tersesat dari agenda, katakan, "Mari kita berfikir tentang meletakkan perhatian itu pada agenda untuk mesyuarat seterusnya."
Pastikan tujuan mesyuarat anda sangat jelas. Agenda harus membantu dengan ini tetapi anda perlu menjelaskan lebih lanjut. Memastikan ia difahami sama ada tujuan anda adalah untuk menyelesaikan masalah, membincangkan opsyen atau menjalankan latihan. Pastikan semua orang tahu dengan tepat mengapa mereka hadir.
Ingat bahawa orang belajar dengan cara yang berbeza. Gunakan pelbagai media - aktiviti visual, auditori, bahkan fizikal - untuk menyampaikan perkara anda.
Minta orang ramai untuk menulis sebarang idea tambahan yang berkaitan dengan topik itu dan biarkan mereka dalam timbunan dalam perjalanan mereka pada akhir mesyuarat. Kemudian, berikan setiap peserta salinan keras minit mesyuarat atau sebaliknya e-mel.
Petua
-
Jika mesyuarat akan berlangsung lebih lama daripada 30 minit, pertimbangkan untuk meletakkan beberapa coklat di atas meja untuk peserta.
Amaran
Elakkan daripada turun topik. Ini adalah salah satu sebab utama orang merasa pertemuan adalah membuang masa.
