Komunikasi yang baik dengan vendor syarikat anda adalah penting untuk mengekalkan rantaian bekalan yang lancar. Apabila perniagaan anda bergerak, anda ingin memastikan semua pembekal anda diberitahu dan mempunyai masa untuk mengemas kini maklumat kenalan dan penghantaran. Surat perubahan alamat tidak sukar untuk disediakan, tetapi anda perlu melakukan sedikit perancangan. Elakkan meninggalkan tugas ini sehingga minit terakhir.
Menyusun senarai mel komprehensif vendor syarikat anda. Mula membuat senarai sekurang-kurangnya enam minggu sebelum tarikh pemindahan perniagaan yang berkesan, jadi anda boleh melampirkan perubahan surat alamat awal. Anda mungkin perlu menghantar lebih dari satu huruf dalam beberapa kes. Sebagai contoh, vendor mungkin mempunyai jabatan pesanan dan penghantaran yang terpisah dari pejabat pengebilannya. Anda perlu memberitahu kedua-duanya.
Masukkan maklumat ganti-alamat hanya dalam badan surat kepada vendor. Gunakan kepala surat syarikat anda atau letakkan alamat dan maklumat hubungan anda semasa dalam ucapan atau tutup surat yang mengikuti format perniagaan surat biasa anda.
Beritahu penjual bahawa perniagaan anda berpindah di perenggan pertama surat dan beri tarikh perubahan. Langkah sebenar mungkin mengambil masa beberapa hari, jadi beri tarikh tepat di mana surat-menyurat dan penghantaran mesti dihantar ke alamat baru. Terangkan mengapa syarikat sedang bergerak. Sebagai contoh, memberitahu pembekal syarikat itu berkembang dan memerlukan kemudahan yang lebih besar membolehkan mereka tahu apa yang berlaku dengan cara yang memberikan kesan yang menggembirakan. Sekiranya terdapat tempoh semasa operasi ditutup, nyatakan tarikh perniagaan akan ditutup.
Masukkan alamat jalan baru dalam perniagaan dalam perenggan kedua. Sekiranya alamat mel akan berbeza daripada alamat jalan, masukkan juga. Sediakan sebarang maklumat hubungan lain yang berubah, seperti nombor telefon. Kirimkan surat perubahan alamat sekurang-kurangnya tiga minggu sebelum langkah itu jadi vendor mempunyai masa untuk mengemas kini rekod mereka. Akhirnya, berikan nombor telefon atau alamat e-mel untuk vendor untuk bertanya jika perlu.
Petua
-
Ikuti surat anda dengan e-mel yang meminta pengesahan bahawa surat perubahan alamat diterima dan mengingatkan vendor penempatan semula yang akan datang. Anda mungkin mahu menyiarkan perubahan alamat di laman web dan halaman media sosial anda juga. Sediakan alamat web laman web ini di dalam surat dan di dalam e-mel.
