Semua surat perniagaan sepatutnya mempunyai satu persamaan - tulisan yang jelas dan mesra. Surat perniagaan mungkin bervariasi dalam objektif mereka, mewujudkan pelbagai gaya surat perniagaan.
ciri-ciri
Semua surat perniagaan hendaklah mempunyai tarikh semasa, alamat kembali, alamat penerima, salam dan tandatangan.
Format
Surat perniagaan boleh ditulis dalam sama ada blok penuh atau gaya laras ubahsuaian. Dalam huruf penuh, semua tulisan bermula di margin kiri tanpa lekapan dalam perenggan. Walau bagaimanapun, dalam huruf gaya diubah suai, perenggan diindentifikasi di lima ruang, dan tarikh dan tandatangannya bermula di pusat halaman.
Jenis
Surat permohonan adalah gaya surat perniagaan yang sangat popular. Surat permohonan ditulis oleh orang yang mencari pekerjaan. Surat-surat ini bertindak sebagai alat pengantar untuk calon majikan. Surat permohonan juga dirujuk sebagai surat lamaran, tetapi penting untuk diperhatikan bahawa istilah "surat sampul surat" juga boleh merujuk kepada gaya surat perniagaan yang lain. Jenis surat perniagaan ini merujuk kepada dokumen yang dimasukkan dalam pakej. Surat pelindung ini biasanya merangkumkan kandungan pakej untuk pembaca dan berfungsi sebagai pengesahan untuk penerima.
Surat penerimaan biasanya ditulis sebagai tindak balas kepada aplikasi, atau sebagai tindak balas kepada jemputan sejenis. Surat pengakuan akan dihantar sebagai tindak balas surat penerimaan, dan bertindak sebagai resit untuk kedua-dua pihak.
Apabila pelanggan tidak berpuas hati dengan barangan atau perkhidmatan, adalah kebiasaan untuk menghantar surat aduan. Surat aduan harus mengandungi maklumat khusus untuk membantu penerima dalam mengenal pasti individu atau barang yang terlibat dengan masalah tersebut. Surat aduan juga dihantar antara perniagaan.
Faedah
Semua surat perniagaan, tanpa mengira gaya, berfungsi sebagai dokumentasi komunikasi antara dua pihak. Ini boleh memberi manfaat kepada kedua-dua pihak agar timbul perselisihan atau salah faham.
Amaran
Berhati-hati menggunakan bahasa yang mesra dan mesra semasa menulis surat perniagaan. Elakkan penggunaan slang, kerana jenis bahasa tidak rasmi ini tidak sesuai untuk perniagaan. Juga, pastikan untuk mengeja nama penerima dengan betul, dan simpan surat anda ringkas dan ke titik.
