Mengadakan pejabat undang-undang adalah cara yang baik untuk paralegals, setiausaha undang-undang dan pembantu undang-undang untuk menyokong peguam. Di pejabat undang-undang kecil, peguam juga perlu mengatur sendiri. Kebanyakan pejabat undang-undang mempunyai sistem pemfailan terpusat, dan fail kes diperiksa kepada peguam hanya apabila diperlukan untuk kerja kes. Kerana peguam meluangkan masa mereka bertemu dengan pelanggan, menghadiri proses pengadilan, mengambil deposisi dan melakukan kerja kes lain, mereka bergantung pada organisasi kantor untuk mencari dokumen ketika diperlukan.
Kes Calon
Setiap peguam di pejabat undang-undang memerlukan sistem untuk menjejaki maklumat yang berkaitan dengan calon-calon yang akan datang.Jim Wirken, peguam percubaan sivil dan pengerusi lembaga Wirken Law Group di Kansas City, mengesyorkan menggunakan borang yang disebut Laporan Kemajuan Baru Calon. Bentuk piawai ini membantu peguam menjejaki maklumat pelanggan yang berpotensi, menyimpan nota mengenai perbualan mengenai perkara itu dan masa rekod yang dibelanjakan untuk perundingan mengenai perkara itu. Sekiranya fail kes dibuka kemudian, seseorang peguam atau orang sokongan boleh menggunakan borang ini untuk membuat fail kertas dan fail baru dalam sistem pangkalan data pengurusan kes.
Organisasi Fail
Organisasi fail adalah kunci untuk menganjurkan pejabat undang-undang. Proses ini penting untuk mengatur fail kes dan untuk mengatur rekod perakaunan. Organisasi fail juga membantu pejabat undang-undang membendung persepsi klien tentang penyelewengan dan memudahkan pengekalan klien. Untuk fail kertas, pejabat undang-undang harus membangunkan sistem untuk mengatur setiap folder fail. Sebagai contoh, dalam setiap bahagian fail, jenis dokumen yang sama perlu diletakkan setiap kali. Dalam setiap bahagian, dokumen mungkin memerlukan tab berwarna (dengan nombor atau tarikh) untuk menunjukkan di mana setiap dokumen bermula dan berakhir. Kertas hendaklah difailkan dalam susunan kronologi, sama ada dengan dokumen paling terkini di atas atau di bahagian belakang setiap bahagian.
Firma undang-undang boleh membangunkan panduan folder fail dan memberikannya kepada semua pekerja. Kerani pengajuan baru mungkin memerlukan latihan untuk memahami panduan fail. Peguam dan kakitangan sokongan undang-undang harus bergantung kepada staf pemfailan profesional untuk kebanyakan tugas pemfailan.
Penyimpanan Data Elektronik
Organisasi juga boleh menggunakan sistem pangkalan data pengurusan kes untuk mengesan maklumat kes dan perakaunan. Beberapa sistem pengurusan pangkalan data termasuk keupayaan untuk melampirkan faks, dokumen elektronik dan dokumen yang diimbas untuk kes fail dalam pangkalan data elektronik. Sesetengah sistem pangkalan data sangat berguna untuk tugas tidak rutin, seperti memeriksa jika seorang peguam mempunyai konflik kepentingan dalam mewakili klien (yang boleh menyebabkan pelanggaran etika).
Pekerja dan peguam perlu menerima latihan bagaimana menggunakan sistem pengurusan pangkalan data ini untuk menyimpan maklumat secara elektronik. Pejabat undang-undang mungkin mengehadkan profil pengguna yang boleh memasukkan atau memadam rekod untuk mengelakkan kehilangan maklumat klien penting.
