Cadangan teknikal adalah salah satu tugas yang paling penting dalam perniagaan atau penulisan teknikal. Cadangan yang ditulis dengan baik dapat menjamin organisasi anda sebagai pelanggan jualan baru, projek utama atau dana bantuan untuk penyelidikan atau aktiviti lain. Bagi kebanyakan organisasi, cadangan teknikal yang berkesan adalah penting untuk kejayaan mereka yang berterusan.
Perkara yang anda perlukan
-
Permintaan untuk cadangan (RFP)
-
Perisian pemproses kata
Meneliti permintaan untuk cadangan, atau RFP, dengan teliti. Banyak organisasi menghantar RFP apabila mereka mahu cadangan produk atau perkhidmatan. RFP mengandungi garis panduan mengenai cadangan yang harus dipenuhi, serta kapan dan kepada siapa mereka harus diserahkan. Cadangan yang baik tidak boleh menyimpang daripada garis panduan dalam RFP. Malangnya, sesetengah RFP boleh samar-samar, menawarkan panduan kecil. Ini amat bermasalah apabila anda cuba untuk membangunkan anggaran kos dalam cadangan anda. Langkah 4 akan menawarkan cadangan untuk mengatasi RFP yang tidak jelas atau tidak jelas.
Rancang cadangan anda sebelum anda menulisnya. Selalunya anda mungkin tidak mengetahui lebih lanjut mengenai klien atau sumber pembiayaan daripada apa yang ada dalam RFP. Lakukan kerja rumah anda dan pelajari apa yang anda boleh tentang organisasi dan pembuat keputusannya. Kemudian luangkan masa bercakap tentang keperluan organisasi. Cadangan yang memaparkan sedikit atau tiada pemahaman tentang keperluan klien sering disebabkan oleh menulis tidak lama lagi tanpa mengambil masa untuk berfikir tentang klien.
Draf cadangan anda. Pemboleh ubah seperti saiz dan skop projek, serta pelanggan berpotensi yang akan menerima cadangan anda, akan menentukan panjang dan format. Dalam sesetengah keadaan, cadangan memo yang lebih pendek adalah sesuai. Keadaan lain, seperti projek besar atau cadangan pemberian yang dihantar kepada organisasi besar, akan meminta cadangan yang lebih lama seperti laporan teknikal yang formal.
Sertakan dalam badan cadangan anda jadual untuk barang atau tugas yang dapat disampaikan dan anggaran biaya. Ikut spesifikasi dalam RFP. Sekiranya RFP adalah samar-samar, terdapat beberapa cara anda boleh menangani perkara ini. Salah satu cadangan adalah untuk menawarkan pelanggan berpotensi pilihan anda untuk memilih. Satu alternatif adalah membuat andaian anda sendiri dan tentukannya dalam cadangan itu. Ketiga, anda boleh menghubungi klien yang berpotensi dan bertanya banyak soalan. Ramai pelanggan akan menghargai ini, kerana ia menunjukkan bahawa anda mengambil berat tentang projek itu.
Susun cadangan itu sedemikian rupa untuk menarik perhatian pembaca dan memberi tumpuan kepada perkara utama. Mulakan dengan abstrak yang merumuskan cadangan anda. Memperluaskan butir-butir, termasuk kos, dalam badan utama cadangan. Akhiri dengan kesimpulan yang menekankan manfaat memilih syarikat anda. Jauhkan abstrak, ringkasan dan kesimpulan yang ringkas dan tanpa jargon teknikal yang mungkin supaya mereka dapat diakses oleh semua pembaca, tanpa mengira pengetahuan teknikal. Butir butiran teknikal dalam badan cadangan.
Edit dan formatkan cadangan anda, pastikan ia bebas daripada kesilapan dan dokumen itu mudah dibaca. Menekankan bagaimana projek anda akan memenuhi keperluan pelanggan. Pertimbangkan untuk menerangkan kelayakan kakitangan utama untuk projek yang anda cadangkan. Gunakan senarai (sama ada dengan mata peluru atau nombor) untuk menyerlahkan perkara utama. Gunakan tajuk dan sub kepala untuk memecahkan blok besar teks.
Petua
-
Format cadangan anda dengan pendekatan "abstrak, badan, kesimpulan," atau ABC.
Menetapkan keperluan untuk apa yang dicadangkan.
Jadilah realistik dalam anggaran dan jadual kos anda.
Fokus perhatian pada kesimpulan-ini adalah peluang anda untuk membuat kesan abadi.
Pastikan maklumat kos mudah dicari, kerana pembaca akan mencarinya.
