Pentadbir geran bertanggungjawab menyelia cadangan geran, memantau dana geran dan memastikan semua aktiviti pemberian mematuhi kontrak. Pentadbir mestilah biasa dengan semua tarikh akhir dan hasil yang boleh diukur dan menghasilkan surat-menyurat, membuat laporan dan menyimpan rekod untuk membuktikan bahawa semua syarat-syarat pemberian telah dipenuhi. Pengumpulan data, kemasukan data dan analisis adalah sebahagian daripada proses tersebut. Pentadbiran pemberian adalah aktiviti profesional yang memerlukan perhatian yang teliti terhadap perincian dan kepakaran teknikal.
Atur
Mengumpul dan menyusun cadangan geran, semua bahan cagaran dan surat-menyurat berikutnya yang berkaitan dengan award. Gunakan bahagian pemberian sebagai titik permulaan untuk organisasi, dengan fail untuk setiap hasil yang boleh diukur, contohnya. Palsukan semua data yang dikumpulkan di bawah hasil yang ia rujuk, jadi maklumat itu tersedia apabila tiba masanya untuk membuat laporan bulanan atau akhir tahun. Terdapat banyak kertas kerja yang terlibat dalam pentadbiran pemberian yang tepat dan ini perlu disusun dengan teliti.
Mengenal pasti dan mengemukakan borang yang diperlukan mengikut cara dan jangka masa yang ditetapkan oleh kontrak. Mencipta senarai semak dan garis masa awal dalam proses ini akan membantu memastikan pematuhan.
Menentukan dan melaksanakan sistem pengumpulan data yang diperlukan untuk memenuhi terma pemberian. Hasil yang boleh diukur yang dinyatakan dalam pemberian mesti dibuktikan dengan dokumentasi. Sebagai contoh, jika anda berjanji untuk mendaftarkan 50 pelajar, anda mesti mempunyai borang pendaftaran dan daftar masuk dalam bentuk bertulis.
Memantau belanjawan: Melacak perbelanjaan untuk memastikan pembelian dan perbelanjaan dibuat mengikut item baris dalam belanjawan dan mengeluarkan laporan secara berkala mengenai perbelanjaan supaya kakitangan tahu di mana mereka berdiri berhubung dengan pembatasan pembelian dan belanjawan.
Dapatkan kelulusan untuk pengubahsuaian geran seperti yang dibenarkan oleh terma kontrak sebagai tempoh pemberian pinjaman dan keperluan untuk perubahan menjadi jelas. Sebarang perubahan dalam terma pemberian mesti diluluskan oleh ketua pegawai eksekutif organisasi.
Pantau kemajuan ke arah matlamat dan hasil yang dijanjikan dan cadangkan perubahan jika ini tidak dipenuhi. Sekiranya matlamat kehadiran tidak dipenuhi, sebagai contoh, kakitangan yang bertanggungjawab untuk merekrut perlu diberi amaran supaya mereka boleh mengambil tindakan pembetulan.
Petua
-
Tulis gaji pentadbir ke dalam geran sebagai item baris dalam belanjawan. Jika pentadbir mengendalikan lebih daripada satu geran, tuliskannya sebagai peratusan masa yang mereka perlukan untuk mentadbir setiap pemberian.
Amaran
Jangan membuat kesilapan mengharapkan kakitangan yang ada untuk mencari masa untuk mentadbir geran yang cukup besar. Pemberian geran sebanyak $ 100,000 dan banyak lagi memerlukan banyak masa dan kepakaran untuk memastikan kepatuhan dan pematuhan adalah perlu jika anda berharap dapat memperoleh pembiayaan di masa depan.
