Peralatan pejabat selalunya merupakan salah satu kos terbesar dalam perniagaan mana pun. Kos ini dikompaun oleh hakikat bahawa peralatan akan haus atau pecah. Menulis cadangan terperinci yang menggariskan keperluan syarikat dan secara rasmi meminta peralatan yang dibeli daripada belanjawan syarikat adalah satu cara untuk menggantikan barang-barang ini. Cadangan bertulis membolehkan beberapa pekerja menjadi terkini mengenai keperluan syarikat dan membuat keputusan berdasarkan maklumat penting, seperti kos peralatan dan manfaatnya kepada syarikat.
Menilai keperluan. Kebanyakan syarikat mempunyai belanjawan terperinci yang pasti tentang apa yang mereka boleh beli, dan kapan. Tentukan keperluan sebenar syarikat dengan mengkaji setiap peralatan dan bertanya sama ada ia boleh diperbaiki, sama ada ia akan bertahan enam bulan lagi setahun, atau sama ada ia akan lebih mahal untuk dibaiki berbanding penggantian. Mana-mana item yang boleh diperbaiki atau yang akan bertahan lebih lama hendaklah ditandakan senarai peralatan baru yang diminta.
Tentukan keuntungan syarikat. Apa yang akan disimpan oleh syarikat jika peralatan diganti sekarang? Apa faedahnya? Sekiranya anda menggantikan pencetak desktop dengan pencetak perniagaan yang bebas yang boleh mencetak beberapa salinan dalam sebahagian kecil masa, tuliskan ini sebagai keuntungan, kerana masa yang disimpan adalah bermanfaat. Menjadi sangat jelas dan ringkas dalam menjelaskan apa setiap peralatan akan dibawa ke syarikat.
Penyelidikan peralatan baru. Ketahui dan senaraikan harga, spesifikasi, jenis model, peruncit dan pengeluar untuk setiap peralatan yang anda minta. Ketahui mana penjual mempunyai item pada harga terendah dan yang berdekatan dengan lokasi anda atau mempunyai penghantaran percuma. Juga ketahui sebarang kelemahan atau masalah yang biasanya berkaitan dengan peralatan.
Tulis draf kasar cadangan anda, termasuk bahagian untuk pengenalan atau ringkasan eksekutif, objektif atau matlamat, keperluan syarikat, keuntungan atau faedah syarikat, dan kos. Ia juga mungkin berguna untuk menyenaraikan garis masa yang sesuai untuk pembelian. Tidak semua peralatan perlu dibeli dengan segera.
Taipkan cadangan anda, memperhatikan pemformatan. Pastikan bahawa semua tajuk dikebumikan dan disusun dengan kemas. Ejaan periksa kerja anda menggunakan alat pemeriksa ejaan komputer dan dengan membaca cadangan itu sendiri. Untuk memastikan anda tidak terlepas apa-apa, tetapkan cadangan anda untuk beberapa jam atau hari, dan kemudian bacalah sekali lagi.
Amaran
Pastikan permintaan anda munasabah-jika perniagaan anda benar-benar tidak memerlukan model peralatan industri yang besar, jangan cantumkannya.
Jadilah jujur dalam penilaian anda tentang peralatan semasa. Pembaca cadangan anda perlu dapat mempercayai pendapat anda.
