Terdapat banyak prosedur dan proses perolehan, tetapi terdapat beberapa prosedur yang sepatutnya menjadi biasa bagi semua jabatan perolehan. Ini termasuk pemilihan pembekal, meminta maklumat, penyerahan tender, penilaian tender, anugerah kontrak dan pemeriksaan..
Pemilihan Pembekal
Organisasi umumnya mempunyai senarai pilihan pembekal yang diluluskan yang dikekalkan oleh jabatan perolehan. Ini adalah syarikat-syarikat yang telah melalui proses pemilihan dan dijumpai untuk memenuhi keperluan sesebuah syarikat.
Meminta Maklumat
Apabila ada keperluan untuk membeli barang-barang yang pembekal pilihan sekarang tidak dapat diupayakan, syarikat biasanya akan menyiasat pasaran. Keperluan akan dihantar kepada pembekal yang dipilih yang akan diminta untuk tawaran. Untuk permintaan nilai rendah, permintaan maklumat tidak rasmi atau permintaan sebut harga dihantar kepada pembekal yang dikenalpasti. Untuk barangan bernilai tinggi, proses tender penuh akan diikuti. Ini boleh mengambil masa sehingga enam bulan dari pengenalpastian keperluan untuk anugerah kontrak akhir.
Pulangan Tender
Pembekal biasanya diminta untuk memulangkan tender mereka kepada pegawai yang diberi nama dengan masa dan tarikh yang ditetapkan. Tawaran mungkin termasuk perihalan perkhidmatan atau barang yang pembekal menawarkan, kos yang dicadangkan untuk menjalankan kerja yang diperlukan atau menyediakan bekalan yang diperlukan, maklumat kewangan syarikat dan apa-apa soalan yang diminta oleh organisasi pembelian kepada bakal pembekal.
Penilaian Tender
Sebaik sahaja tender / tawaran dikembalikan, organisasi belian biasanya mempunyai masa tertentu untuk menilai pulangan, membuat keputusan kontrak dan memaklumkan kedua-dua pembekal yang berjaya dan tidak berjaya. Sebelum menghantar dokumen tender, organisasi belian akan membangunkan kriteria pemarkahan yang mana calon akan ditandakan dan dinilai. Pertimbangan seperti harga dan kualiti adalah kriteria penilaian biasa.
Anugerah Kontrak
Apabila tender telah dinilai dan dijaring, pembekal akan diberitahu dengan kelulusan atau penolakan. Pembekal yang berjaya juga diberitahu secara bertulis. Ia adalah perolehan amalan terbaik untuk menawarkan pembekal yang tidak berjaya peluang untuk membuat pembacaan. Ini membolehkan mereka untuk mengetahui mengapa tawaran mereka tidak dipilih dan untuk lebih memahami pemiagaan masa hadapan.
Kesimpulan Kontrak
Apabila perkhidmatan / bekalan telah disampaikan, organisasi pembelian akan memeriksa kualiti, kuantiti dan spesifikasi telah dipenuhi. Pada ketika ini, organisasi akan mengeluarkan pembayaran. Dalam banyak kes, amalan piawai untuk mengadakan mesyuarat pasca-kontrak antara organisasi membeli dan membekalkan organisasi. Ia memberi peluang kepada setiap pihak untuk menawarkan maklum balas dan membangunkan dokumen bedah siasat untuk aktiviti kontrak masa depan.
