Setiap perniagaan sepatutnya mempunyai dasar dan prosedur bertulis yang mendokumenkan apa yang diharapkan daripada pekerja dan apa yang mereka boleh jangkakan dari perniagaan. Kadang-kadang dirujuk sebagai manual pekerja, dokumen-dokumen ini menyediakan garis panduan yang jelas mengenai undang-undang semasa, pampasan pekerja dan bagaimana syarikat menjalankan perniagaan.
Fungsi
Salah satu tujuan manual dan manual prosedur adalah untuk menangani keperluan undang-undang seperti peluang pekerjaan yang sama. Dengan menangani keperluan undang-undang yang berlainan, manual itu memberi perlindungan kepada kedua-dua perniagaan dan pekerja mereka. Sebagai manual, dasar dan prosedur kakitangan ini meletakkan asas untuk latihan pekerja.
Fakta
Manual polisi dan prosedur kakitangan yang berkesan harus mempunyai garis panduan bertulis yang merangkumi bahagian berikut: tanggungjawab setiap peranan dalam perniagaan, faedah pekerja, cuti sakit, percutian, jam, tempoh bayaran, disiplin, proses promosi dan bagaimana isu-isu prestasi ditangani. Manual ini juga harus menangani undang-undang buruh dan bagaimana perniagaan menangani gangguan kerja, diskriminasi dan penyalahgunaan bahan. Dasar rungutan juga harus ditambah supaya pekerja dan majikan mempunyai pemahaman tentang bagaimana isu-isu diselesaikan.
Kesan
Dengan menggariskan peraturan dan kepercayaan perniagaan dalam manual, semua orang tahu apa yang diharapkan daripada mereka. Ini menyediakan asas untuk konsisten di tempat kerja. Sebagai Persatuan Restoran Kebangsaan menunjukkan panduan pembuatan manual pekerja mereka, "Semakin banyak yang anda berikan kepada penghakiman pekerja anda, kemungkinan kecilnya mereka akan melakukan perkara-perkara seperti yang anda mahu mereka lakukan." Panduan dasar dan prosedur tertulis, apabila diikuti, akan meningkatkan keyakinan pekerja terhadap syarikat dan semangat keseluruhan di tempat kerja.
Faedah
Manfaat menguraikan dasar dan prosedur kakitangan melampaui secara langsung mempengaruhi pekerja. Apabila kepuasan pekerja meningkat, begitu pula kepuasan pelanggan. Apabila semua pekerja berfungsi di bawah pemahaman yang sama, konsistensi dalam perkhidmatan pelanggan dicapai. Apabila pelanggan boleh mengharapkan tahap prestasi atau kualiti produk tertentu dari mana-mana pekerja di perniagaan, ia memberi kesan positif terhadap jenama, reputasi dan fiskal syarikat.
Pertimbangan
Untuk menjadi berkesan, semua dasar dan prosedur yang digariskan dalam manual harus diikuti. Kekurangan kepatuhan akan memberi kesan negatif terhadap kepuasan pekerja dan boleh menyebabkan akibat undang-undang. Begitu juga, prosedur keluhan harus diikuti langkah demi langkah untuk melindungi kepentingan semua pekerja yang terlibat. Jika dasar dan prosedur perlu dikemas kini semasa pekerjaan, pastikan semua pekerja diberikan salinan dan mereka menandatangani borang pengakuan. Akhir sekali, pastikan bahawa sebarang perubahan yang anda ingin lakukan terhadap dasar dan prosedur kakitangan ditinjau oleh seorang peguam. Dalam beberapa keadaan, dasar dan prosedur boleh dianggap sebagai kontrak tersirat dan boleh menjejaskan keupayaan syarikat untuk menamatkan pekerja.
